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怎样才能写好机关应用文

发布时间:2010年12月22日
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党政领导机关、群众团体、企业事业的管理部门,都离不开交流情况,调查研究,总结经验,请示汇报工作,并就自己职权范围以内的有关事宜,作出决定,下达指示。把这些工作的意图,设想、过程、结果等等,用书面语言表现出来的文体,通常叫机关应用文。机关应用文种类很多。如果按发送对象区分,大体有四类:一是向上级报送的,即通常说的“上行文”,主要有请示、情况报告工作报告等。二是向下级机关发送的,即通常说的“下行文”,主要有指示、批示、决议、决定、通报、布告、公告、公报等。三是可以上送,也可以下发,或者有些上送,有些下发的,如简报、调查报告工作总结等。四是主要在机关内部使用,必要时也可以上报下发的,如工作计划,会议纪要、汇报提纲等。另外,还有的是两个单位或两个以上单位共同制定,只在特定范围使用的,如合同、协议书等。当然,这只是大体的分类。事实上有许多文件,是否上送或下发,或发给左邻右舍、平行机关,常常不是由文件的“类型”决定,而是根据工作的需要。有些平时只能上送的文件(如情况报告),因工作需要,履行了一定的批准手续之后,发给下级有关部门和人员,也是常有的事。
机关应用文,是开展机关工作的一种十分重要的手段。各级各类机关,无论内政、外交、军事、公安、司法、经济、科学、教育、文化、卫生、体育等部门和单位,都要运用各式各样的文件来指导和推动工作。应当说,整个国家机器,上至中央机关,下至基层单位,之所以能够下情上知,上情下达,协调一致,运转自如,都离不开文件,离不开机关应用文。
机关应用文,对于机关干部,可以说是司空见惯的。但是,要把它写好,却并不是一件简单容易的事。首先,从内容来说,机关应用文,多是机关干部调查研究的结晶,是机关领导思想和工作经验的体现,也是马列主义理论、党和国家的方针政策,与本单位、本系统实际相结合的产物。它要求必须具有严格的真实性,高度的思想性,很强的针对性。也就是说,事实要真实可靠,判断要准确无误,办法要切实可行。一定要反映客观实际,不能有半点虚假;要解决实际问题,不能无的放矢,坐而论道。其次,在文字表述上,所有文件都必须写得准确无误,清楚明了,生动简练。它要求用尽可能少的文字,恰如其分而又具体生动地反映和解决现实生活中的矛盾。如果思想不明确,思路不清楚,文字不准确,甚至前后矛盾,上下重复,冗长杂乱,使人读后昏昏然不知所云,那就不仅浪费了人力物力,而且会贻误工作。因此,写好机关应用文,是一项政策性、思想性,技术性很强的工作。文件写得好坏,既是领导机关工作效率,工作质量的体现,也是领导班子的思想水平、业务能力和指挥才干的标志。每一个机关工作人员,特别是从事领导工作和秘书、宣传、调查研究工作的同志,都应当把学习机关应用文的写作,作为一项业务训练的基本功,认真对待。
毛泽东同志、周恩来同志等老一辈无产阶级革命家,十分重视各种文件的起草、修改,定稿工作。他们从参加革命工作起,就常常亲自动手起草或修改文件。党和国家的许多重要文件,不少是出自他们之手。对于怎样撰写文件,他们也作过许多指示,积极倡导革命文风,提倡精简文件,提高质量,反对文牍主义。他们在这些方面,同样为我们树立了光辉的榜样。今后,随着社会主义现代化建设的迅速发展,机构改革的不断完善,对我们各级领导机关,特别是领导干部,提出了更高的要求。如果机关干部不会起章或修改文件,那是很难胜任本职工作的。
当然,就一个机关来说,草拟、印制、发送文件,并不是唯一的工作方法,更不是文件发的越多就越能推动工作。相反,如果本来可以口头请示、当面接洽的事,也要求写个材料,本来应该面对面指导解决的问题,也要发个指示、通知,那只能陷入文牍主义,助长官僚主义,使机关工作脱离实际,脱离群众。有些非发文件不可的事,也要注意精简节约,少发文,发短文。那些空洞的既不提出问题,也不解决问题的文牍,对上对下对自己不仅无益,而且有害。这是机关工作必须十分注意克服的弊病。从这个意义上说,学好机关应用文的写作,也是克服文牍主义、官僚主义的一个必不可少的重要方面。

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