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怎样才能写好机关应用文

发布时间:2010-12-22 本文已读 0 次 [下载打印]

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党政领导机关、群众团体、企业事业的管理部门,都离不开交流情况,调查研究,总结经验,请示汇报工作,并就自己职权范围以内的有关事宜,作出决定,下达指示。把这些工作的意图,设想、过程、结果等等,用书面语言表现出来的文体,通常叫机关应用文。机关应用文种类很多。如果按发送对象区分,大体有四类:一是向上级报送的,即通常说的“上行文”,主要有请示、情况报告、工作报告等。二是向下级机关发送的,即通常说的“下行文”,主要有指示、批示、决议、决定、通报、布告、公告、公报等。三是可以上送,也可以下发,或者有些上送,有些下发的,如简报、调查报告、工作总结等。四是主要在机关内部使用,必要时也可以上报下发的,如工作计划,会议纪要、汇报提纲等。另外,还有的是两个单位或两个以上单位共同制定,只在特定范围使用的,如合同、协议书等。当然,这只是大体的分类。事实上有许多文件,是否上送或下发,或发给左邻右舍、平行机关,常常不是由文件的“类型”决定,而是根据工作的需要。有些平时只能上送的文件(如情况报告),因工作需要,履行了一定的批准手续之后,发给下级有关部门和人员,也是常有的事。
机关应用文,是开展机关工作的一种十分重要的手段。各级各类机关,无论内政、外交、军事、公安、司法、经济、科学、教育、文化、卫生、体育等部门和单位,都要运用各式各样的文件来指导和推动工作。应当说,整个国家机器,上至中央机关,下至基层单位,之所以能够下情上知,上情下达,协调一致,运转自如,都离不开文件,离不开机关应用文。
机关应用文,对于机关干部,可以说是司空见惯的。但是,要把它写好,却并不是一件简单容易的事。首先,从内容来说,机关应用文,多是机关干部调查研究的结晶,是机关领导思想和工作经验的体现,也是马列主义理论、党和国家的方针政策,与本单位、本系统实际相结合的产物。它要求必须具有严格的真实性,高度的思想性,很强的针对性。也就是说,事实要真实可靠,判断要准确无误,办法要切实可行。一定要反映客观实际,不能有半点虚假;要解决实际问题,不能无的放矢,坐而论道。其次,在文字表述上,所有文件都必须写得准确无误,清楚明了,生动简练。它要求用尽可能少的文字,恰如其分而又具体生动地反映和解决现实生活中的矛盾。如果思想不明确,思路不清楚,文字不准确,甚至前后矛盾,上下重复,冗长杂乱,使人读后昏昏然不知所云,那就不仅浪费了人力物力,而且会贻误工作。因此,写好机关应用文,是一项政策性、思想性,技术性很强的工作。文件写得好坏,既是领导机关工作效率,工作质量的体现,也是领导班子的思想水平、业务能力和指挥才干的标志。每一个机关工作人员,特别是从事领导工作和秘书、宣传、调查研究工作的同志,都应当把学习机关应用文的写作,作为一项业务训练的基本功,认真对待。
毛泽东同志、周恩来同志等老一辈无产阶级革命家,十分重视各种文件的起草、修改,定稿工作。他们从参加革命工作起,就常常亲自动手起草或修改文件。党和国家的许多重要文件,不少是出自他们之手。对于怎样撰写文件,他们也作过许多指示,积极倡导革命文风,提倡精简文件,提高质量,反对文牍主义。他们在这些方面,同样为我们树立了光辉的榜样。今后,随着社会主义现代化建设的迅速发展,机构改革的不断完善,对我们各级领导机关,特别是领导干部,提出了更高的要求。如果机关干部不会起章或修改文件,那是很难胜任本职工作的。
当然,就一个机关来说,草拟、印制、发送文件,并不是唯一的工作方法,更不是文件发的越多就越能推动工作。相反,如果本来可以口头请示、当面接洽的事,也要求写个材料,本来应该面对面指导解决的问题,也要发个指示、通知,那只能陷入文牍主义,助长官僚主义,使机关工作脱离实际,脱离群众。有些非发文件不可的事,也要注意精简节约,少发文,发短文。那些空洞的既不提出问题,也不解决问题的文牍,对上对下对自己不仅无益,而且有害。这是机关工作必须十分注意克服的弊病。从这个意义上说,学好机关应用文的写作,也是克服文牍主义、官僚主义的一个必不可少的重要方面。
怎样才能写好机关应用文呢?
写好机关应用文,主要应该锻炼四个方面的基本功,即:分析问题的能力,调查研究的能力,有关专门业务的能力,以及文字表达的能力。
(1)要有一定的分析和认识问题的能力。谈到写文件,人们往往只注重写作技巧,有的甚至片面认为。只是“文章写得漂亮不漂亮”的问题。其实,能不能写好文件,首要的是政治思想水平,是分析问题和认识问题的能力。在机关工作中,常常有这样的情况:两个对工作熟悉程度、工作态度和文字表达能力都相差不多的同志,参加了内容相同的讨论会,要求他们起草类似的情况报告,一个同志能很快写出质量较高的草稿,另一个费了九牛二虎之力,写出来的是很一般化的东西,原因就是思想水平有差距。提高思想水平,重要的是要掌握分析和认识问题的武器,认真学习马列主义,毛泽东思想的基本原理,学习唯物主义辩证法。有了正确的理论指导和正确的思想方法,就能够从各种错综复杂的现象中,抓住事物的本质,鉴别出是非曲直,做到观点鲜明,立场坚定;就可能用正确的观点统率繁杂纷纭的材料,写出思想内容比较深刻的文件。同时,还要认真学习和掌握党的方针、政策,领会上级部门有关的指示精神,时刻关心和了解社会主义现代化建设的大局,了解国内外形势的发展变化。这样就可以胸有全局,站得高,看得远,能够把一个部门和单位的局部工作,同整个事业的大局联系起来,“以大看小”,看得更深刻:也能以开阔的视野,敏锐的政治眼光,及时抓住问题的症结,“由小见大”,写出思想性强,内容深刻、实际的文件。
(2)要有掌握情况、调查研究的能力。“要了解情况,唯一的方法是向社会作调查”,“没有调查就没有发言权”。毛泽东同志的这些有益的教诲,对写好机关应用文同样有着特殊重要的意义。机关的文件是在对实际情况的概括提炼中形成的。因此,文件编写者在起草文件之前,对所写的对象和范畴,必须有个全面的调查了解,及时掌握实际工作中发生的新情况,提出的新问题,总结出来的新经验,并加以认真的分析研究。在这个前提下,才能抓住要害,有针对性地提出解决问题;指导工作的意见和措施。在基层单位工作的同志,要多留心自己周围的各种动态,紧紧抓住典型的事件和思想,进行深入的调查了解,搞清楚其产生的原因,过程、结果和影响等等,做到心中有情况,案头有记载。在上层机关工作的同志,则更需要注意搜集和积累情况,随时掌握所属单位面上的动态,注意阅读下属部门上报的文字材料,经常听取他们的口头汇报,同时应特别注意挤时间深入下属单位调查研究,解剖麻雀,以便掌握更具体、更生动,更深一层的实际情况。“平时多积累,用时少费心”。如果不注意认真调查研究,尽可能多地占有材料,不注意自己部门和下属单位的各种动态,不善于掌握那些最能说明问题的典型情况,等到起草文件时“临时抱佛脚”,不仅不可能有较高的工作效率,也决不可能写出对工作有实际指导意义的、有价值的、象样的文件来。
(3)要有特定的专门业务能力。各行各业都有自己的专门业务。有关的文件,不论内容和文字,都必须具有科学性,符合本部门的实际,符合客观事物的规律。不能只讲所有部门、所有单位都可套用的“通用语”、“共性话”,更不能说“外行话”。因此,文件的起草者,必须认真学习、努力钻研本部门、本行业的业务。既要向书本学习,向有经验的内行人请教,更要从群众实践中吸取营养,使自己真正能够精通本部门、本系统的业务。这样,才能具体地把党的方针政策和业务工作中出现的新情况、新问题结合起来,撰写出实在的、能够指导业务工作的,质量较高的文件。如果缺乏应有的专业知识,那么写出的文件,除了拼凑一些人所共知的材料外,是很难提出有针对性的、能解决问题的真知灼见来的。弄得不好,还可能产生主观主义、瞎指挥,闹出笑话来。
(4)要有一定的文字表达能力。掌握了实际情况,又有分析问题和认识问题的能力,又是本专业的内行,可以说已经为写文件打好了基础。但还不能说就必然会写出好的文件来。“万事俱备,只欠东风”。这“东风”就是要有一定的文字表达能力。毛泽东同志在《工作方法(草案)》中曾经指出:“文章和文件都应当具有这样三种性质:准确性、鲜明性、生动性。准确性属于概念、判断和推理问题,这都是逻辑问题。鲜明性和生动性,除了逻辑问题以外,还有词章问题。现在许多文件的缺点是:第一概念不明确;第二判断不恰当;第三使用概念和判断进行推理的时候,又缺乏逻辑性;第四不讲究词章。看这种文件是一场大灾难,耗费精力又少有所得。一定要改变这种不良的风气。”毛泽东同志讲的“三性”,正是对文字表达能力的集中概括。
讲“三性”,首先是准确性。就是如实地、恰如其分地反映客观事物。机关应用文在这一点上要求更严。因为往往一字之差,一语之偏,就可能造成很大的影响,引起不应有的纷乱。语言不准确的突出表现是:有的概念含混不清。比如,要安排一批转业军人到地方各级领导岗位上。起草文件时把“转业军人”写成了“复员军人”,使许多人误以为政策变了。又如,把北京站内发生爆炸事件,写成“北京站爆炸事件”,好象把整个北京站都爆炸了。有的言过其实。如,本来是工厂卫生面貌发生巨大变化,却写成工厂面貌发生巨大变化,甚至是“翻天覆地的变化”。一件工作初步完成,却写成“完满结束”。一项活动,某单位有许多人参加,却写成“普遍参加”等等。还有的把“集体婚礼”写成“集体结婚”,“遇险”写成“遇难”,“免职”写成“解职”,“缓刑”写成“缓期执行”等等。不仅带来许多麻烦,还闹出不少笑话。
鲜明性就是对事物要态度鲜明,是非清楚,提倡什么,反对什么,十分明朗,不是模棱两可,含混不清,转弯抹角,吞吞吐吐,态度暧昧。比如对“扯皮”问题的批评,一份文件的草稿上这样写:“扯皮,尽管有其客观原因,主观上也不完全是为个人,程度上也有轻重之别,但它毕竟不是我们提倡的无产阶级的作风,应该认真加以纠正”。在另一份文件上却是:“某些人对国家和人民的兴旺发达,根本不关心,他们热心的是个人的利害得失。合乎自己口味的就办,不合乎自己口味的就顶着不办;自己有利而国家要蒙受巨大损失的竟然胆大妄为地干,自己无利而为国家和人民迫切需要的,竟敢蛮横无理地扯皮到底。他们把党和人民赋予他们的重任和权力,当做自己称王称霸的资本。”有的同志认为这是本位主义、部门利益作怪,其实,这并不代表什么局部利益,而是个人主义的恶性膨胀,是党内存在的为害最大的一种歪风邪气”。两相对照,风格迥异,前者态度暧昧,不疼不痒,有气无力;后者尖锐、泼辣,旗帜鲜明,一针见血,表现了无产阶级应有的战斗风格。
生动性就是要有点文采,生动活泼地写出客观事物的特征,表达出鲜明的思想感情。机关应用文不是文艺作品,不必也不允许追求想象的瑰丽,情节的奇特,词藻的华美,但绝不是不要生动。“言之无文,行而不远”。如果文件语言无味,象个瘪三,死板,老套,没有几句来自群众的生动活泼切实有力的话,即使有新鲜深刻的内容,也很难引起人们的兴趣,因而会大大影响预期的效果。
提高文字表达能力,唯一的办法是多读多写,尽可能地多看些优秀的应用文,也要看些文艺作品,特别是古今中外的范文。要经常练习写多种体裁的文章。还要做有心人,注意搜集群众中和各种材料中的生动活泼的语言。这样日积月累,积少成多,由生到熟,写作时,文词就可呼之即来,得心应手。
鲁迅先生说:“我有一言应记取,文章得失不由天。”实践出真知,实践出才干。机关应用文的写作和其它文章一样,要坚持不懈地练基本功,并在实践中自觉地总结经验教训,虚心向别人学习,取长补短,持之以恒。这样就会练出过得硬的真功夫。不下一番苦功夫,不动一番脑子,不开拓自己的知识领域,积累丰富的经验,那是永远不会学到真实本领,写出好的机关应用文来的。
第一章 如何掌握机关应用文写作的规律
第一节 机关应用文的作用
机关应用文是国家机关、党派团体和企事业单位的管理部门交流信息、规范行为、指导推动工作的一种具有特定体式的书面语言工具,是应用文中用量最大、种类最多、使用范围也相当广泛的文体。在广大干部中提倡学习机关应用文的写作,掌握它的写作特点和规律,是提高各级机关工作效率,培养造就一大批能文能武的社会主义现代化建设领导骨干和文秘人员的需要,也是克服官僚主义,改进机关作风的一条途径。
各级各类机关,无论内政、外交、军事、公安、司法、经济、科学、教育,文化、卫生、体育等部门和单位,都离不开交流情况,调查研究,总结经验,请示汇报工作,并就自己职权范围内的有关事宜作出决定、下达指示。把这些工作的意图、设想、过程、结果等形成各式各样的文件,用以指导和推动工作,这就是机关应用文的基本职能。应当说,整个国家机器,上至中央机关,下至基层单位,之所以能够下情上知,上情下达,协调一致,运筹自如,都离不开机关应用文。如果把机关应用文的功能分解开来,大体有以下四个方面。
一是交流信息的作用。下级的希望要求、工作情况以及所属部门、单位的各种动态,特别是新情况、新问题、新经验,需要及时向上级反映;上级制定的方针、政策和指示、意见等,需要尽快向下级传达;同级或不同部门相互之间商洽工作,交流情况,协作共事,也需要一定的书面材料,这一切多是由机关应用文承担。
二是宣传教育作用。机关的大多数文件,都有宣传教育的职能。特别是《决议》、《决定》、《报告》、《指示》等高级领导机关的文件,其内容一般都包含指导思想,理论和实践的依据,方针政策以及实施方案等。向下传达贯彻这些文件就是为了统一思想,提高认识,推动工作。有些可公开发表或改头换面作为新闻报导发表的文件,宣传教育的范围就更广,影响就更大了。下级向上级报送的简报、报告等等,实质上也有向上级机关和领导同志作宣传的作用。
三是规范行为的作用。机关应用文的许多种类,都不同程度地规定了人们的行动准则和行为方向,特别是法规性和政令性文件,对于人们该干什么,不该干什么,在什么时间、什么范围、什么问题上可干或不可干,能干到什么程度等等,都有明确的规定,有的还具体地制订了奖惩办法。这类文件一经发布,就必须坚决执行,任何人都不得违反。
四是工作依据的作用。上级机关在制定方针政策或指导工作时,除了依据耳闻目见的实际情况外,一个重要方法是根据下级上报的简报、报告、计划、总结等材料。而下级机关开展工作、处理问题时,上级的有关文件,也是判断是非的主要依据。单位之间的横向联系,也常以某一份文件作为纽带和凭证。在工作中常常遇到这种情况,一些部门之间发生矛盾时,一方便说:“拿红头文件来!”就是要求拿出根据的意思。
学习机关应用文的写作,也是培养干部的需要。机关应用文多是机关干部调查研究的结晶,是机关领导思想和工作经验的体现,也是马列主义基本理论及党的方针政策和本单位、本部门实际相结合的产物。它的撰写,是一项思想性、政策性、技术性很强的工作。撰写者和指导者,需要一定的马列主义理论修养,具备相应的分析和认识问题的能力,懂得掌握情况和调查研究的方法,还要有特定的专业知识和文字表达能力。因此,写作过程也是锻炼和提高干部素质的过程。一份文件写得好不好,及时不及时,既是领导机关工作质量和工作效率的体现,也是领导班子思想水平、业务能力和指挥才干的重要标志。每一个机关工作人员,特别是从事领导工作和文书、宣传、调查研究工作的同志,都应当把学习机关应用文写作,作为一项重要的业务基本功。从这个意义上说,组织干部学习机关应用文写作,不仅是提高各级机关工作水平的重要措施,也是培养和提高干部,造就一大批现代化建设的领导和管理人才的必不可少的途径。目前,许多单位都感到,德才兼备、能文能武的领导骨干和文秘人员十分缺乏。造成这种状况的原因,除十年动乱的严重破坏、没有及时发现和选拔这方面的人才以外,也与我们长期以来没有组织干部学习写作,特别是在各级党校和文科院校中没有设置有关专业、开设有关课程,注意从青少年中培养应用文写作人才有很大关系。
  学习机关应用文的写作,还有助于改变机关作风,克服官僚主义。机关应用文要求严格的真实性,高度的思想性,很强的针对性。也就是说,它的写作,必须做到事实可靠,判断准确,办法切实可行。在内容上,它必须反映客观实际,而不能弄虚作假,杜撰捏造。要提出解决实际问题的方针、原则和措施,而不能无的放矢,空发议论。在文字表述上,要准确鲜明,简练畅达,以尽可能少的字句,恰如其分而又具体生动地反映和解决现实问题。那种冗长杂乱,繁琐重复,使人读后茫茫然不知所云的文件,不仅浪费了人力物力,而且贻误了工作。这就要求,撰写者和审稿、定稿者,必须深入实际,深入群众,认真调查研究,掌握群众的思想脉搏,关注自己工作领域中的新情况,新问题,新经验,使自己的思想紧紧跟上不断发展变化着的实际。克服那种靠道听途说,靠表面现象和老经验做决断,或者唯书、唯上,只靠上边的“精神”,不顾下边的实际,当“传达室”、“转运站”等官僚主义作风。当然,对机关工作来说,草拟、印刷、发送文件,并不是唯—的工作方法。如果本来可以口头请示,当面接洽的事,也写个材料;应面对面解决的问题,也发个指示、通知;本来有个简单文件就可解决问题,也搞成长篇大论,那就会使许多同志陷入文山会海而不能自拔。如果掌握了机关应用文的写作规律和写作方法,懂得哪些情况和问题应形成文件,哪些不必形成文件,哪些该长,哪些该短,哪些应快,哪些应慢,就会大大减少文件的数量,提高文件的质量和写作速度。
  古今中外,凡是有作为的政治家,无不重视公文的写作。在我国,公文的产生,几乎和文字的形成同步。中国的文章史,实际上是从应用文开始的。在甲骨文中,多是国家的卜辞文书,其中有殷王的文告,如“王大令众人曰协田!其受年”(殷王命令奴隶们努力耕田!那就能获得好收成)。金文就是古人把文件记在钟鼎上的文字。如《毛公鼎》是成王册命毛公之辞,《散氏盘》是两国疆界的契约。《尚书》中的诰、命、誓是周朝作为训诫勉励的文告和出师作战的命令、誓词。在《论语•宪问》中,还记载了文件的写作过程,“为命,裨谌草创之,世叔讨论之,行人子羽修饰之,东里子产润色之”。可见古人是多么重视文件的撰写。汉代以后,随着社会经济的发展,国家政务活动的日趋复杂,公文的种类也越来越多,光是以皇帝名义发布的文件就有制、诰、诏、旨,敕、册、策、谕、令、檄等等。而对公文写作经验的总结,也开始系统化、理论化。在《后汉书•刘陶传》中出现了“公文”一词:“但更相告语,莫肯公文。”晋代陆机的《文赋》,第一次把文章的写作过程、方法、形式、技巧等问题,提到文学批评的范畴。其中就有碑、诔、奏说。梁朝的刘勰,撰写了体大思精的《文心雕龙》其中《书记》、《诏策》、《檄移》、《封禅》、《章表》、《奏启》、《议对》、《祝盟》等篇,都是对各类应用文的比较系统的论述。历代许多有作为的大政治家、文学家也写下了大量的应用文。如秦代李斯给秦王的报告《谏逐客书》,汉代司马迁的《报任安书》贾谊的《过秦论》、《治安策》、《论积贮疏》,晁错的《贤良对策》、《论贵粟疏》、《言兵事疏》,王莽的《新莽量铭》,三国蜀汉诸葛亮的《出师表》,晋朝李密的《陈情表》,唐代魏征的《谏太宗十思疏》,韩愈的《论佛骨表》,宋代王安石的《答司马谏议书》苏轼的《乞校正陆贽奏议进御札子》等等,都是公文中的佳品,至今仍然是我们借鉴学习的范文。
  我们党和政府十分重视机关公文的写作。早在一九二三年,由中国共产党领导成立的海陆丰总农会和广东省农会,就设立过“文牍部”。一九三一年,周恩来同志组织文书部门制定了《文书处置办法》。一九四二年,陕甘宁边区政府还颁发过《陕甘宁边区新公文程式》,把机关公文分成主要公文和辅助公文两类,主要公文有命令、布告、批签、公函、呈文等五种;辅助公文有指示信、报告、快邮代电、签条、通知等五种。一九四九年二月,华北人民政府又颁发了《华北人民政府公文处理暂行办法》,对公文程序、种类、格式和行文关系作了规定。全国解放后,政务院又于一九五一年颁发了新的《公文处理暂行办法》,对机关应用文的处理原则、种类和写作要求作了具体规定。一九五一年一月,一九五六年十一月,中共中央和中央办公厅又先后批发了《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》与《中国共产党县级机关文书处理工作和档案工作暂行办法》,一九八一年二月,国务院办公厅又发布了《国家行政机关公文处理暂行办法》,共七章三十三条,具体规定了公文的性质、任务和调查研究、实事求是、及时、准确、安全、保密等撰写与处理原则。随着各项改革事业的深入发展,机关公文工作面临着新的形势和更高的要求。一九八七年二月十八日国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理办法》,共七章三十七条。它的发布实施,对提高公文质量和办文效率发挥了重要作用。
  毛泽东、周恩来、刘少奇等老一辈无产阶级革命家,从参加革命工作起就常常亲自动手起草和修改文件,党和国家的许多重要文件,不少是出自他们之手,或是在他们直接领导下撰写而后由他们修改定稿的。对于如何撰写文件,他们也多次作过指示。比如,积极倡导领导干部亲自动手,反对秘书代劳;文书工作要遵循保密、准确、迅速三原则;文件要有三性,准确性、鲜明性、生动性;提倡革命的文风,反对文牍主义等等。周恩来同志不仅亲自主持制定文书处理办法,还召集知名语言学家探讨机关应用文写作。这一切,作为他们的革命实践的组成部分,为党的事业做出了贡献,给我们树立了榜样。今后,随着我国社会主义现代化建设的迅速发展,经济体制改革的不断完善,对我们各级领导机关,特别是领导同志提出了更高的要求。可以这样说,如果机关干部不会起草或修改文件,那是很难胜任本职工作的。
机关应用文写作
第二节  机关应用文的特点
要写好机关应用文,首先应了解和把握它的特点。而把握它的特点,最好的办法是把它和其它文体作比较。
和小说、诗歌、戏曲、文艺性散文等文艺作品比较,机关应用文不属于形象思维类型,而属于逻辑思维的范畴。它不是以艺术形象感染读者,而是以事实和道理说服读者:它不是以想象、虚构、夸张、抒情等手法反映生活的本质真实,而是以记叙、说明、论述的方法,有针对性地表述思想观点,反映具体的生活实际,揭示社会生活某些方面的规律和实质性问题;它不是给人们以美的艺术享受,而是用之于解决实际问题。因此,实用是机关应用文的第一个特点。
这个实用的特点,表现在内容上,它必须有现实的具体的针对性。上级向下级发送的文件,都是为了解决现实生活中存在的问题,对特定的问题表明态度,提出解决的方针、原则、措施、办法。下级向上行文,也是反映生活和工作过程中的新情况、新问题、新经验,请领导机关和领导同志了解,注重,或者提出建议、方案,请上级定夺。横向使用传送的文件,也是就某一或某些问题,相互知照或协商。毛泽东同志在《反对党八股》一文中指出:“任何机关做决定,发指示,任何同志写文章,做演说,一概要靠马克思列宁主义的真理,要靠有用。”这个“有用”,对机关应用文来说,就是实用。
在表现效用上,绝大多数文件,有较强的时限性。它不仅在制作上要求一定时间写成,而且和某项工作的时间要求紧密相联,工作完成了,与之有关的文件也就失去了现实的效用转化为档案材料。比如,历史上某个朝代的一封奏章,一道诏令,只适用于那个朝代的特定时期。奏章送上被皇帝批阅,诏令下达被执行,它们就完成了任务,失去了效用。有些公文,至今仍作为典范流传,并不是它能解决某个实际问题,而是在某些方面仍有学习借鉴的意义。再如,今天的《请示》、《通知》、《任免书》等,请示得到答复,通知的对象接到《通知》,任免的干部各就各位,那份《请示》、《通知》、《任免书》就失去了基本效用。假如以后出现问题,需要查对,那就是历史档案的作用了。
有人会问,书信、日记、笔记,乃至社会评论、新闻报导、学术论文,也是实用文体,机关应用文和它们又有什么区别呢
一是使用范围和对象不同。机关应用文是在党政领导机关、群众团体、企事业领导部门这个范围内使用的,是机关干部用以开展工作的一种工具。它对特定范围内的组织和个人有不同程度的强制性和约束力,也就是有法定的权威性。有关的组织和人员或者作为工作参考,或者作为工作依据,或者必须遵照执行。而不象日记、书信、学术论文、新闻报导等,既见乏于专业部门,也见之于社会生活的各个方面,任何人都有撰写书信、日记、学术论文、新闻报导的自由,其成品对别人没有任何法定的强制性和约束力。
二是担负的任务不同。机关应用文是国家机关实行治理的需要,体现国家政权机关的指挥意志,主要任务是交流信息,宣传教育。它是行为的规范,工作的依据。今天,它的根本任务,就是贯彻党和国家的方针政策、法律法令,以推进我国社会主义现代化建设。多数机关应用文,具有直接的鲜明的政治性。而日记、书信、新闻报导、学术论文、社会评论等,则是记叙日常生活中的所见所闻,交流个人的思想和生活状况,向社会报导消息,陈述观点,探讨学术问题等,新闻报导和社会评论有政治倾向性,而日记、书信、学术论文等,则可用于与政治毫无牵涉的其它方面。
三是表现形式和行文方式不同。机关应用文不象日记,书信那样,不拘一格,自由行文,而是根据不同内容和任务,有不同的相对稳定的格式和行文方式。每个朝代,对公文文种及其格式都有不同程度的规定。一定的内容和使用目的,只能选择与之相应的文种,不能混用,不能出“格”。现在也不例外。该请示的事只能写成《请示》,不能写成《报告》,《通知》不能写成《通报》,《指示》不能写成《命令》等等。它们有特定的书面形式,有开头、结尾的专门用语,有相应的种种规定。文件的传递也很严格,比如,向上级报送的文件,未经有关领导批准,不得下发。每份文件,只能在规定范围内阅读,不得任意扩散等等。有的连用纸、书写都有要求。这种固定格式和行文方式,是机关应用文法定权威性和鲜明政治性的要求,是机关工作高效率的要求,同时也给作者提出必须具有严厉的态度、严谨的文字等要求。因此,严格是机关应用文的第二个特点。
机关应用文的特定使用范围,对象和它所承担的任务,决定了它无论内容还是文字,必须如实地反映客观事物。在内容上一定要实事求是,不答应凭想当然主观臆断,甚至故意说假话,编造假情况。在有些文体中可以使用的合理想象、夸张渲染等等典型化手法,在机关应用文中是严禁使用的。诗歌中可以有“燕山雪花大如斗”、“会须一饮三百杯”;小说可以驰骋想象,写狐鬼神仙,太虚幻境;杂文可以把道听途说拿来议论一番。就连以事实为依据的通讯报导,作者也可以在环境和气氛上加以烘托。一封书信,你可以想到那里写到那里,而不必去花时间核对细节。机关应用文则必须朴实贴切,比如,把叙述性的“错误是严重的”,写成结论性的“犯有严重错误”;把“给市民发放物价补贴”,写成“给群众发放物价补贴”;把“领导干部”写成“干部”,还有象“保护公共秩序”,“基本上是扎扎实实的”等,都是概念模糊,叙述不贴切的表现。要防止把现象当作本质,把偶然发生的事,不典型的情况当作普遍存在的事。在使用概念和判定进行推理的时候,要十分周密,在同一时间、同一关系、同一意义下,保持同一的说法,不能有另外的说法,比如“这次会开得十分成功,但主要问题还没有从根本上解决”,既然十分成功,为什么又说主要问题没有解决呢这就违反了形式逻辑的矛盾律。机关应用文是领导机关的文件,涉及面广,影响面大,切不可追求华丽而失实,造成思想混乱,使工作遭受损失。因此,准确、扎实是机关应用文的第三个特点。
工作质量和效率的高低,是衡量领导机关、领导班子水平高低,能否胜任的重要标志。体现在机关应用文上,就是积极倡导简捷明白,一语中的,力戒繁文套语、形式主义、烦琐哲学。在我们社会主义制度下,尤其如此。毛泽东同志在《反对党八股》中十分尖锐地指出:“我们有些同志喜欢写长文章,但是没有什么内容,真是‘懒婆娘的裹脚,又臭又长’”。一九四八年一月,毛泽东同志在《关于建立报告制度》一文中又指出:“报告文字每次一千字左右为限,除非凡情况外,至多不要超过两千字。一次不能写完全部问题时,分两次写。或一次着重写几个问题,……而对上次着重写过的只略带几笔。综合报告内容要扼要,文字要简练,要指出问题或争论之所在。”一九五二年二月,党中心发布了《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》,指出:“凡文电必须认真压缩。各级领导同志责任重大,事务繁细……在写请示文电或写报告时,必须注重文字的简明扼要,条理清楚,便于阅读。现在有很多文电,既嫌冗长,又嫌杂乱……其结果,使领导同志对这些文电难看,或者就没有看,等于白写”。毛泽东同志的文章和党中心的指示,都把内容扼要,晓畅明快,作为机关应用文的一条基本原则提了出来。这对于我们现在撰写文件,仍有十分重要的意义。简练、明快是机关应用文的第四个特点。
由此可见,实用、严格、准确、简练是机关应用文所具有的特点,它们紧密联系、不可分割地体现在同一份文件中。有些同志把强烈的政治性和有固定格式单列出来作为特点,恐怕不尽妥当。实际上,政治性最强的不是机关应用文,而是政论文;格式要求最严的也不是机关应用文,而是古诗赋,非凡是格律诗。当然,机关应用文的特点如何叙述,还可以继续探讨,以便表述得更准确、更科学。
第三节  机关应用文的类型
机关应用文的四个特点,是从它的外部联系中,即和别的文体比较而言的。要把握机关应用文的写作规律和方法,仅仅了解其一般特点是不够的,还必须从它的内部联系中,进一步比较、分析、归类,把众多的机关应用文文体,划分成几种类型,进一步研究各类和每一类内部各种文体的特点、写法和关系。
国务院办公厅于一九八七年二月十八日发布的《国家行政机关公文处理办法》中,把除外交、军事、法律等方面外的机关应用文划分为十类十五种:
第一类包括两种:《命令令》、《指令》。《命令令》是国家权力机关和行政机关发布重要法规,采取重大的强制性行政措施,任免、奖惩有关人员使用的。它又可分为公布令、任免令、授予令、指挥行政令以及特赦令、动员令、戒严令等等。这些《命令令》又可分为带附件的如公布令和不带附件的如指挥行政令等。《命令令》在军事部门使用更广泛,更经常。《指令》则主要是国家行政机关发布重要指示性和规定性相结合的措施或要求时使用的。这种文体目前很少使用,已逐渐被《决定》、《决议》所替代。
第二类是《决定》和《决议》。《决定》是对某些问题或者重大行动作出安排时使用,比如:《中共中心关于整党的决定》、《中共中心关于建立老干部退休制度的决定》等。《决议》是经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项。比如:《关于修中华人民共和国宪法若干规定的决议》、《中国共产党中心委员会关于建国以来党的若干历史问题的决议》等,它比《决定》内容更带有全局性,形成过程更严格,但它的指令性不如《决定》强。
第三类是《指示》。主要用于对下级机关布置工作、阐明工作活动的指导原则,比如《中共中心、国务院关于进一步做好计划生育工作的指示》、《中共中心关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件,不要一切由秘书代劳的指示》等。
第四类是《布告》、《公告》、《通告》。《布告》是公布应当普遍遵守或周知的事项时使用,如《中国人民解放军布告》、《关于保护森林禁止乱砍滥伐的布告》、《北京市中级人民法院布告》等。《公告》是向国内外公布重大事件时使用的文告。如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》有时把某件事告知社会或特定对象时也用《公告》,如银行、法院、文艺演出等。《通告》是在一定范围内公布应当遵守或者需要知道的事项时使用。比起《布告》来,专业性相对地强一些,告知对象的范围也小一些。如《天津市市内电话局关于宜兴埠人工电话站改为局的通告》、《山西省人民政府关于维护铁路秩序的通告》等。
第五类《通知》发布行政法规和规章,转发上级机关,同级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文,要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项,用《通知》。
第六类《通报》,主要用于表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要各机关知道的事项。它与通知的区别是,通知要求贯彻执行,具有一定约束力;通报则只起倡导、警告、启发和沟通情况的作用,如《关于情况的通报》、《关于科学技术新成果推广应用的通报》等。
第七类《报告》、《请示》。《报告》用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,《请示》则是向上级机关请示指示和批准。《报告》又可分为会议报告,比如中国共产党第十二次全国代表大会上的报告《全面开创社会主义现代化建设的新局面》;情况报告,如共青团中心书记处和中共山东省委给党中心书记处的《关于进一步开展学习宣传张海迪活动的报告》。
第八类《批复》。用于答复请示事项,比如《国务院关于北京市城市规划总体方案的批复》等。
第九类《函》。主要用于相互商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等。又分公函和便函,前者属于正式文件,后者不属于正式文件,用机关信笺缮写盖印即可,不必编列发文字号。有时答复下级来文,常以《复函》代《批复》。
  第十类《会议纪要》。传达会议议定事项和主要精神,要求与会单位共同遵守、执行公文。
以上十类十五种还包括不了所有的机关应用文。比如在机关使用最普遍、范围最广泛的《简报》和《调查报告》,使用越来越多的《汇报提纲》,伴随商品化经济而日益被人重视的《合同》等,都未列入。《简报》就是简略的情况报告,目前已经逐步成为机关文字工作的基本文体。从一定意义上说,它是机关应用文的基础性文体。假如写不好简报,就很难写好报告、请示等文体。《调查报告》是表达调查研究结果的文体,有专题性的和综合性的;有调查现实情况的,也有调查历史情况的;有肯定经验性的,也有判定是非性的等,它是所有的机关企事业单位都离不开的文体。《汇报提纲》是向上级做口头汇报时使用的大纲,往往是事先有个文稿,而在汇报后,又根据领导同志的意见加以修改,才正式印成文件。《合同》是当事人双方为了实现某种目的,在遵守国家法律、法令、政策、计划和平等互利、协商一致的原则下,明确相互权利、义务关系的一种协议,它是商品经济发展的产物,是商品交换的一种法律形式。
从便于学习和教学方面讲,把机关应用文的发送对象和它们所承担的任务统一起来划分,这样,机关应用文大体可以分为四类:呈报性文体、指示性文体、契约性文体、法规性文体。
呈报性文体,主要有《请示》、《工作报告》、《情况报告》、《简报》、《汇报提纲》、《调查报告》、《工作总结》等,都是下级向上级报告的文件,即“上行文”。
指示性文体,主要有《指示》、《批示》、《决定》、《决议》、《通知》、《通报》、《布告》、《公报》、《命令令》等,都是上级向下级发出的文件,即“下行文”。
契约性文体,主要有《合同》、《协议书》等,即当事人或单位双方、多方,为了实现某种目的,在相互平等、协商一致的原则下,明确相互权利和义务的文件。这一类文体,过去在机关应用较少,现在,随着党和国家的工作重点转移到社会主义现代化建设上来和商品经济的不断发展,各级党政机关和企事业单位正在进行领导体制和经济体制的改革,工作责任制和经济责任制正在逐步确立,在机关内部和机关相互之间明确责、权、利,越来越多的单位采取了订契约的形式。因此,这类文体已经引起各方面的重视,也必将发挥越来越大的作用。
法规性文体,包括《法律》、《条例》、《规定》等,它在机关应用文中是可以独立成体系的一种文体,有一套用语和写法。
以上分类,虽然较为实用,较为合理,但也是大体而言的。事实上,许多文体,有的互相交叉,有的各种文体的特点兼而有之,很难严格、确切地归类,比如,《工作总结》、《工作计划》、《调查报告》等,即是呈报性又带有指示性,是两种功能兼而有之的。《情况报告》、《简报》等,一般只往上级报送,但有时因工作需要,在履行了一定的审批手续后,也发给下级机关和有关人员作为参考。这就带上了指导性。有些文件是否上报下发,或发给左邻右舍、平行机关,经常不是由文件的“类型”决定的,而是根据工作的需要。
墨子曾说:“夫辞,以类行者也,立辞而不明于其类,则必困。”《墨子闲话•大取第四十四》这就明确指出了文章分类的必要性和重要性。对于机关应用文同样适用。
第四节  机关应用文的格式
文章的格式,是指文章相对稳定的制作规格或式样,它属于表现形式的范畴。不同的内容,不同的使用范畴和使用目的,有不同的格式。国家机关工作的统一意志,严厉周密,讲究效率的特点,决定了机关应用文必须有一个方便工作、统一严谨的格式。古今中外,历代政权,都十分重视机关应用文的格式。我国历史上不少朝代对文书名称、开头结尾、陈述顺序以及用语、书写等,有着不同程度的规定。有的要求十分严格,假如违反,轻则受责、重则治罪。由于阶级的局限和等级尊卑制度的桎梏,致使有些朝代过分注重格式,发展成了僵硬的形式主义和文牍主义。
机关应用文的格式,包括书面制作格式和文种撰写格式。书面制作格式,《国家行政机关公文处理办法》第三章作了明确规定,即无论哪类文种,在文件制作时,一般都由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。同时规定了十条原则:一、公文标题,应当准确简要地概括公文的主要内容,一般应标明发文机关和公文种类。二、发文字号,包括机关代字、年号、顺序号。几个机关联合发文,只标明主办机关发文字号。三、公文一律加盖印章。上报国务院的公文,应注明签发人。四,秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。五、紧急公文应分别标明“特急”、“急”。六、请示一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应用抄报形式。七、公文如有附件,应在正文之后注明附件名称和顺序。八、发文机关应写机关全称或规范化简称,几个机关联合发文,应将主办机关排列在前。九、会议通过的文件,应在标题之下,正文之前注明会议名称和通过日期。十、文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排板。
为了论述方便,下面让我们先看一份比较典型的文件书面制作式样:
  编号○○○××
  ××市人民政府文件
  ××发〔〕××号
  ———————————————————————————————————
  〔秘密〕
  关于×××××的通知
  各区、县人民政府…………
  现将××××××××××
  ××××…………
  附《××××》一份盖章
  此件发至××级
  ———————————————————————————————————
  抄送×××××
  ———————————————————————————————————
  ××市人民政府办公厅一九八四年×月×日印发
  ———————————————————————————————————
  共印××××份
  这份文件大体可分解为三部分:
文头部分。左上方是文件编号,写明该文件总印数的次序,以便于统计、收发登记、借阅查找;接下行是文件名称,由发文单位的名称和“文件”二字组成,用红色大号字体印在文件上部的正中间,使人一眼就可看出文件的性质和重要程度。有时也用黑色。假如几个单位联合发文,应把各单位名称都排列上;文件名称下面是用小字号排印的发文机关代字、发文年号和该年度的发文序号。它不仅便于统计、收发、查找,而且往往代替较长的标题,便于引用。假如几个单位联合行文,一般只用一个与文件关系最直接的单位的发文序号,有时也并列几个单位的发文序号。机关的代字是固定不变的,比如,“中发”是中共中心文件,“国发”是国务院文件,“京发”是中共北京市委文件,“京政发”是北京市人民政府文件等。在确定代字时,要避免和其它单位重名,一旦确定了,就不能任意变动。下面一条横线,把文头和行文部分隔开,一般是用红线或黑线,和文件名称同一颜色,中间印一个五角星。
行文部分。左上角是密级也可写在右上角,用方括号。如〔秘密〕、〔机密〕、〔绝密〕。只有保密文件才写密级。密级下面正中是文件的标题,字体要大于正文,小于文件名称。标题一般由发文机关名称、主要内容和文种组成。也有的标题无发文机关名称,如,关于表彰×××等同志先进事迹的通报,有的无事由,如中华人民共和国主席令;有的只有文种如《通知》、《布告》等。标题必须准确、简练、明晰、避免冗长拖迤,产生歧义。标题下面是台头,即主送机关名称或领导人名称。写在正文上面左侧,顶头,和正文第二行第一个字排齐。一般情况下,上级向下行文,主送机关较多。而下级向上级行文,经常是一个主送机关或一个和几个领导人的名字。《请示》则只能写一个主送机关,台头下边是正文。这是文件的主体部分。除少数文件外,一般没有固定格式。有的文件开头结尾有一些习惯用语,比如,开头写“根据……文件的规定”、“根据某领导的指示”;结尾写“以上各项希参照执行”,“以上希遵照办理”,“特此通报”等等。正文后面靠左边的位置是附件的名称和件数。附件是对正文的补充或佐证,必须和正文有密切关系。但能不附的尽量不附,必须附又能节省的尽量节省。最后是印章和成文时间。印章是行政效力的重要标志,要“齐年盖月”,即印章要盖在年、月、日中间。不是所有文件都必须用印,有固定格式的下行文,一般不用印。有领导人签署的文件也可不用机关的印。《请示》等上行文以及《通知》、《介绍信》等则必须用印。成文时间的确定,应以定稿时主要领导人签发日期为准。但会议通过的文件,则以通过时间为准,一般不写在文件最后,而写在标题下面。有些规范性文件,正文末尾要写明施行日期如本条例自×年×月×日起施行。
文尾部分。包括发送范围,即此件发至××级,抄送机关名称,印制单位名称,印发时间,总印数。
另外,凡属紧急文件,应根据紧急程度,在文头或行文界线上或下方左右都可标明“急”、“特急”字样。
  《国家行政机关公文处理办法》在公文格式一章还专门列了一条,即:“公文纸一般用十六开型长毫米、宽毫米左侧装订。‘布告’、‘公告’、‘通告’用纸大小,根据实际需要确定。”有的单位还规定,文件的定稿,要用毛笔、钢笔书写,不得用铅笔。这主要是为长期保存而定的。
以上讲的书面制作格式,是机关应用文都要使用的。此外,具体到每一种文体,又按其性质和任务,分为三种情况:有相对稳定的撰写格式的文体;无格式的文体;虽然没有固定的撰写格式,但某些部分有习惯性写法的文体。
有相对稳定的撰写格式的文体,主要有四种:
《法规》,标题应标出制定或发布法规的单位及法规的名称,有的标题只标法规名称,而把制定单位、批准部门和发布时间放在标题下面的括号内。正文的撰写顺序是:首先说明制定法规条例的依据、目的或背景,一般采取“总则”或“序言”的方式表达,也有作为第一条的;然后是法规的基本内容,可分章分条写出;最后说明生效日期、解释权限以及与其它法规条例的关系。这一部分有的以“附则”形式出现,有的作为最后一条。
《请示》,一般由六部分组成:标题,写法是“关于……的请示”。台头,写明上级机关或领导人的名称,如“党中心”、“市委”、“省委”等。请示原因,讲明请示的背景和依据。请示事项,即需要审批的问题。肯定性要求,一般用语是“以上无不当,请批准”,“是否妥当,请批示”等等。最后是请示单位或请示人的名称和成文时间,如需加印的还要加印。
《会议纪要》,如日常办公会议和大型会议的纪要,前者除标题外,应顺序列出会议时间、地点、主持人、参加人、会议内容、决议事项。后者则可根据情况,删去其中一项或几项。
《合同》,主要是,标题要标明合同性质,依次写立合同人、订立合同的目的、协议的条件、合同变更条件及双方遵守的原则、份数及保存者、立合同人签名盖章、签订日期。如有中间人也要列在立合同人后面,签名盖章。有附件的,要在最后写明附件名称及份数。
有习惯性写法的文体。比如《工作计划》,除标题外,开头是编写计划的目的意义,接着另起一段是方法步骤包括措施、时间要求、组织领导等,最后标明计划的制订者和制订日期。又如《工作总结》,先写基本情况,即概述工作背景和指导思想,再写成绩收获、缺点问题、经验体会,有的加一段下一步的奋斗目标。有些调查报告,也有一些习惯性写法。但这些都不是固定的,经常因人、因时、因内容而变更。
不同时代的机关应用文,有不同的格式。我国社会主义时期的机关应用文,格式总的说是相对稳定的,但也不是一成不变的,也有一个不断改进和完善的过程。我们应当在写作实践中,不断总结经验,不断创新,逐步形成社会主义的、中国式的、科学的格式。但已经形成的行之有效的格式,却不能任意改动。目前在机关应用文写作上的主要问题之一就是有些同志头脑中没有格式的概念,因此经常出现混乱,使文件漏洞百出,有的甚至丧失效用。经常出现的毛病有:格式不完善。有的文件应写标题的没有写,应写密级的漏掉了。还有的文件无编号或无成文日期,或应签名盖章的却不签名盖章,结果失去法律效用等等。次序颠倒。比如把发放范围写在文头部分,而密级则写在文尾部分。张冠李戴。把《请示》的结尾“以上意见是否妥当,请批示”,写在《报告》上等等。

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