四、计算机替代手工记账的基本要求
（1）配有适用的会计软件，并且计算机与手工进行会计核算双轨运行3个月以上，计算机与手工核算的数据相一致，且软件运行安全可靠。
（2）配有专用的或主要用于会计核算工作的计算机或计算机终端。
（3）配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员，其中上机操作人员已具备会计电算化初级以上专业知识和操作技能，取得财政部门核发的有关培训合格证书。
（4）建立健全内部管理制度，包括岗位分工制度、操作管理制度、机房管理制度、会计档案管理制度、会计数据与软件管理制度等。
五、会计电算化档案的基本要求
（1）采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。
（2）会计电算化档案包括机内会计数据、软盘等备份的会计数据，以及打印输出的会计凭证、账簿、报表等数据。
（3）系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管。
（4）会计电算化档案管理要严格按照财政部有关规定，并由专人负责。
（5）对会计电算化档案管理要做到防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。
（6）对采用存储介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于存储介质损坏而使会计档案丢失。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年。
第四章 会计核算软件的操作要求
一、电算化会计核算基本流程
电算化会计核算流程与手工会计核算流程基本相同，但核算流程中各环节的工作内容有很大差别。实际工作中，单位电算化会计核算流程因单位规模、类型和使用软件的不同而在具体细节上有所不同，但基本流程是一致的。
（一）编制记账凭证
编制记账凭证可以采用以下几种方式：
（1）手工编制完成记账凭证后录入计算机。
（2）根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。
（3）由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。
（二）凭证审核
负责审核的会计人员审核已输入计算机的记账凭证。
（三）记账
电算化会计核算流程中的记账有以下特点：
（1）记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；
（2）同时登记总账、明细账和日记账；
（3）各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”，不产生新的会计核算数据。
（四）结账和编制会计报表
手工会计核算流程中，结账和编制会计报表是两个工作环节，工作量大且复杂。电算化会计核算中，通过一次性预先定义账户结转关系和账户报表数据对应关系，结账和编制报表是作为一个步骤由计算机在较短时间内同时自动完成。
二、账务处理模块基本操作要求
（一）系统初始化
系统初始化是指会计电算化系统在初次使用时，根据单位的实际情况进行参数设置的过程。在系统初始化环节要求完成以下基础设置操作：
（1）设置操作员及权限。根据会计电算化的要求设置操作人员，并规定其操作权限。
（2）设置会计科目。会计科目设置要求完成下列操作：
①设置会计科目编码。科目编码必须惟一，科目编码必须按其级次的先后次序建立，科目编码用数字、英文字母等表示，避免用如&、@、空格等其他字符。
②设置会计科目名称。科目名称用汉字、英文字母、数字等符号表示，不能为空。
③设置会计科目的余额方向。
④设置辅助核算科目。对需要进行部门核算、项目核算等专项核算的会计科目进行辅助核算设置。
⑤设置外币核算科目。
⑥设置数量核算科目。设定需要进行数量核算的科目，以及数量核算计量单位。
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