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处理数据源
http://www.zk168.com.cn  招考学习网 2006-1-17 1:55:10
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 邮件合并的第二步是指定数据源。数据源的内容是合并文档中需要变化的信息，如姓名、称呼、地址、电话、传真号等。可以创建新的数据源，也可以打开已有的表或数据库作为数据源。

7.3.1 创建数据源
    要创建新的数据源，可以按照如下步骤进行：
    （1）单击【工具】菜单中的【邮件合并】命令，出现【邮件合并帮助器】对话框。单击【数据源】下的【获取数据】按钮，出现一个下拉菜单，如图7-19 所示。

    （2）单击【建立数据源】按钮，出现【创建数据源】对话框，如图7-20 所示。所建立的数据源类似于数据库的表，也是由行和列组成。第一行称为域名行，其他行称为记录。列对应于数据库的字段，在邮件合并中就是要合并的域名。

    （3）在【域名行中的域名】文本框中列出了一些常用的域名。用户可以删除不需要的域名，也可以增加自己的域名。
  • 要删除不需要的域名，从【域名行中的域名】列表框中选中要删除的域名，然后单击【删除域名】按钮。
  • 要添加新的域名，单击【域名】文本框，输入要添加的域名，然后单击【删除域名】按钮，新域名就会添加到【域名行中的域名】列表框中。
  • 要调整【域名行中的域名】列表框中域名的顺序，先选定要移动的域名，然后使用右边的向上或向下箭头移动，改变其位置。
    （4）单击【确定】按钮，出现【另存为】对话框，可在【文件名】文本框中输入新的文件名。
    （5）单击【保存】按钮将文档保存，然后出现一个对话框，询问用户编辑数据源或主文档。
    （6）单击【编辑数据源】按钮，出现【数据表单】对话框，就可以向数据源中输入数据了，输入数据的方法在4.5 节“表格与数据库”中已讲过。
    （7）单击【数据表单】对话框中的【查看数据源】按钮，就回到数据源文档窗口。可以看到所用的数据记录，如图7-21 所示。

    （8）在数据源窗口中，可以利用【数据库】工具栏对数据源进行修改，如增加记录，删除记录，对记录进行排序等。
    （9）如果要编辑主文档，可以单击【数据库】工具栏的【邮件合并主文档】，进入主文档窗口进行编辑。

7.3.2 打开已有的数据源
    如果将已经存在的文件（可以是Word 文档、Excel 工作薄、文本文件及其他数据库文件）当作数据源使用，可以采用下列步骤选择并打开它。
    （1）单击【工具】菜单中的【邮件合并】命令，出现【邮件合并帮助器】对话框。
    （2）单击【数据源】选项下的【获得数据】按钮，弹出一个下拉菜单。
    （3）单击下拉菜单中的【打开数据源】命令，弹出打开数据源对话窗口。
    （4）单击【文件类型】列表框，选中需要的文件类型。
    （5）在【查找范围】列表框，查找要打开的文件所在的文件夹。
    （6）在【名称】列表框中找到需要的数据文件，选中它。
    （7）单击【确定】按钮打开它。打开数据源后，弹出一个对话窗口。
    （8）单击【编辑主文档】按钮，切换到主文档编辑状态。
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