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邮件与信函合并-信函

http://www.zk168.com.cn 招考学习网 2006-1-17 1:55:07

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信函是日常生活中经常要用到的，而且已经形成一定的信函格式和信函用语，利用Word 2000 中文版能方便地编辑信函和信封，并能保证格式正确。

7.1.1 创建信函
     Word 2000 中文版提供了几个信函模板，分别为中、英文的现代型信函模板、优雅型信函模板和专业型信函模板。利用信函模板可以快速编辑信函。
    另外，Word 2000 中文版还提供了信函向导，可以帮助用户快速方便地编辑信函。信函向导中提供了信函经常使用的元素，如称呼和结束语。信函向导还可以根据常用的信函格式调整信函的结构。如果要利用信函向导编辑信函，方法如下：
    （1）单击【文件】菜单中的【新建】命令，出现【新建】对话框。如果要创建中文信函，选择【中文信函和传真】选项卡，如果要创建英文信函，选择【英文信函和备忘录】选项卡。我们选择创建中文信函。
    （2）选中【中文信函和传真】选项卡中的【信函向导】，单击【确定】按钮。出现【信函向导】对话框，如图7-1 所示。

（3）单击【下一步】按钮，信函向导要求用户选择信函的风格，有【专业型】、【现代型】、【典雅型】三种风格。例如选择【专业型】，如图7-2 所示。

（4）单击【下一步】按钮，信函向导要求用户选择信函的打印用纸，有【普通纸】和【带抬头的信纸】两种选择。例如选择【带抬头的信纸】，然后指定信函抬头的位置，在下面的最大值文本框中输入抬头离边界的最大距离。如图7-3 所示。

（5）单击【下一步】按钮，信函向导要求用户输入收信人和发信人的地址和姓名，如图7-4 所示。在【收信人地址和姓名】文本框中输入收信人的地址和姓名，在【发信人地址和姓名】文本框中输入发信人的地址和姓名。

（6）单击【下一步】按钮，信函向导要求用户是否在信函中包含页码和日期，是否创建信封和邮件标签，如图7-5 所示。例如要在信函中包含页码和日期，不创建信封和邮件标签，则选中【页码】复选框和【日期】复选框，并选择【按当前设置生成信函】选项。

（7）单击【下一步】按钮，信函向导显示信函设置完成，如图 7-6 所示。

（8）单击【完成】按钮，即可创建一份信函，效果如图7-7 所示。可单击占位符的位置，然后键入所需的文本。例如，单击【尊敬的先生/女士】以将其位置选定，再键入姓名。

7.1.2 编辑信封
Word 2000 中文版还提供了信封向导，可以帮助用户编辑信函。编辑信封包括编辑中文式信封和编辑英文式信封。英文式信封用的不多，本节介绍编辑中文式信封。

7.1.2.1 编辑中文式信封
（1）单击【工具】菜单中的【中文信封向导】命令，出现【信封制作向导】对话框。如图7-8 所示。

    （2）选中所要用的信封规格。【国家标准信封向导】对话框中提供了所用的国家标准信封规格，例如选定【普通信封2】。
    （3）单击【下一步】按钮，可以选择生成单个还是多个信封，如生成多个信封，可选择一个地址本。先选择生成单个信封，还可选择邮政编码是否添加边框。
    （4）单击【下一步】按钮，信封向导要求用户输入收信人的姓名、地址和邮编，如图7-9 所示。在各文本框中输入相应的内容。

（5）单击【下一步】按钮，信封向导要求用户输入寄信人的姓名、地址和邮编，如图7-10 所示。在各文本框中输入相应的内容。

（6）单击【下一步】按钮，信封向导显示信封编辑已经完成，如图7-11 所示。

（7）单击【完成】按钮，即可创建一个信封，效果如图7-12 所示。

7.1.2.2 邮件标签
    邮件标签指的是将收信人或寄信人的地址和姓名制作成标签，用于贴在邮件封皮上。用户可以利用Word 2000 中文版提供的向导制作邮件标签，该向导位于【新建】对话框的【中文信函和传真】选项卡上。
    用户也可以直接制作邮件标签，方法如下：
    （1）新建或打开一个文档以容纳邮件标签。
    （2）选择【工具】菜单中的【信封和标签】命令，出现【信封和标签】对话框，选择【标签】选项卡，如图7-13 所示。

    （3）在【地址】文本框中输入收信人或寄信人的地址信息。如果选中【使用寄信人地址】复选框，则【地址】文本框中显示寄信人的地址，否则显示收信人的地址。
    （4）【打印】区中有两个选项，如果选中【全页为相同的标签】，则重复打印所制作的邮件标签，直到打满一页。如果选中【单个标签】，则只打印一个邮件标签。【行】和【列】文本框决定邮件标签所在的行和列，它们只对【单个标签】有效。
    （5）在【标签】区中显示了邮件标签的格式和内容，如果对格式或标签的尺寸不满意，可以进行修改。
    （6）单击【选项】按钮，出现【标签选项】对话框，可以对邮件标签格式和尺寸进行修改，如图7-14 所示。

（7）在【标签产品】列表框中可选择邮件标签的类别，然后在产品号码列表框中选择邮件标签的类型编号，在【标签信息】区中会显示邮件标签的类型和大小信息。
（8）如果找不到合适的类型和大小，可以单击【详细资料】按钮，出现一个对话框，用户可以选定的邮件标签的格式进行修改，如图7-15 所示。

（9）单击【邮件和信封】对话框中【标签】选项卡的【打印】按钮可进行打印。

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