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在主文档中插入域

http://www.zk168.com.cn 招考学习网 2006-1-17 1:55:10

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7.4.1 插入合并域
    通过将合并域插入到邮件合并主文档的适当位置，可以决定合并文档时，使用哪些数据源信息以及它们在合并文档中的位置。插入合并域的步骤如下：
    （1）如果主文档没有打开，先打开主文档。打开主文档窗口时，会显示【邮件合并】工具栏，上面有邮件合并所需要的各种按钮。
    （2）将插入点移到待插入合并域的位置。
    （3）单击【邮件合并】工具栏中的【插入合并域】按钮，将弹出一个下拉菜单，上面有数据源的的所用域名，如图7-22 所示。

（4）从弹出的合并域列表框中选择要插入的域名。
（5）重复步骤（2）和（3），将所需要的域名插入主文档中相应的位置，如图7-23 所示，并对其进行必要的格式化。

    合并域是使用一对书名号括起来的域名，域名对应于数据源中的域名，书名号是合并域的特征符号，它不是从键盘上直接键入的。如果用户直接键入或使用【插入】菜单中的【符号】命令插入符号 “《》”，Word 将不承认它是合并域的特征符号，只把它当作普通文字对待。
    如果要查看合并结果，单击【邮件合并】工具栏上的【查看合并数据】按钮。Word 将合并域显示为第一条数据记录中的信息。如果要查看数据源其他记录的合并结果，可以使用【邮件合并】工具栏上的【首记录】、【上一记录】、【下一记录】、【末记录】箭头按钮。也可以在【跳至记录】框中输入记录号，可以查看其他数据记录的信息。查看完后，再次单击【查看合并数据】按钮恢复显示合并域。

7.4.2 插入Word 域
    通过在主文档中插入几种Word 域，可以在最终的合并文档中包含更多的信息，并且可以控制数据的合并方式。能插入主文档的Word 域有表7-1 所示的以下几种：

    插入这些域的步骤如下：
    （1）将插入点移到待插入合并域的位置。
    （2）单击【邮件合并】工具栏中的【插入Word 域】按钮，将弹出一个下拉菜单，上面有一些Word 域名，如图7-24 所示。

    （3）从弹出的Word 域列表框中选择要插入的域名。可以打开与之对应的对话窗口或直接插入域代码到主文档。
    （4）重复步骤（2）和（3），将所需要的域名插入主文档中相应的位置。
    下面具体介绍几个Word 域的用法。
    1．Ask 域
    插入Ask 域，可以在合并主文档和数据源时，提示输入某个书签的文本。在主文档中插入Ask 域时，将出现【插入域：Ask】对话框，如图7-25 所示。可以在【书签】框中输入书签名，在【提示】框中输入书签的提示文字，在【默认书签文字】框中输入书签的默认值。

插入Ask 域后，Word 合并每一个数据记录和主文档时，显示一个对话框。要求用户在插入Ask 域位置输入新的标签文字，如图7-26 所示。

2．Fill-in 域
插入Fill-in 域，可以在合并主文档和数据源时，提示输入要插入Fill-in 域位置的文本。在主文档中插入Fill-in 域时，将出现【插入Word 域：Fill-in】对话框，如图7-27 所示。可以在【提示】框中输入提示文字，在【默认填充文字】框中输入默认的插入值。

插入Fill-in 域后，Word 合并每一个数据记录和主文档时，将显示一个对话框。要求用户在插入Fill-in 域位置输入需要的文字，如图7-28 所示。

3．If...Then...Else...域
插入If...Then...Else...域，可以在合并主文档和数据源时，根据条件判断的结果插入相应的文本。例如，当数据域名“数学” 的值大于等于60 时，在主文档中插入“及格”，否则插入“不及格”。在主文档中插入If...Then...Else...域时，将出现【插入域：If】对话框，如图7-29 所示。可以在【域名】下拉列表框中选定【数学】，在【比较关系】下拉列表框中选定【大于等于】，在【比较对象】文本框中输入“60”。在【则插入此文字】文本框中输入“及格”，在【否则插入此文字】文本框中输入“不及格”。

    这样插入If...Then...Else...域后，Word 合并每一个数据记录和主文档时，将判断该记录的【数学】域名的值，如果大于等于60，插入“及格”，否则插入“不及格”

    4．合并记录域
    插入合并记录域，可以在合并主文档和数据源时，会在插入合并记录域的位置插入当前合并记录的记录号。

    5．合并序列域
    插入合并序列域，可以在合并主文档和数据源时，会在插入合并记录域的位置插入当前合并记录的顺序号。
    给顺序号成功合并的数据记录数。Word 在每次合并文档时，均从1 开始给合并的记录记数。该数值可能与合并记录域插入的值不同。例如，假定只合并编号范围在5 到15 之间的记录。尽管 MERGEREC 对应合并的第一个数据记录的数值为 5，但是合并记录域对应该数据记录的值仍为 1。

    6．下一记录域
    插入下一记录域，可以将下一个数据记录合并到当前的结果合并文档中，而不是重新开始一个新的合并文档。插入下一记录域后，合并文档的记录号将变为下一个，以后再碰到插入的数据域，将使用下一记录的值。例如，在还未插入数据域的时候插入一个下一记录域，则开始合并时，使用的记录号为1，但Word 看到下一记录域，就跳过第一个记录，开始使用第2 个记录进行合并。合并完一个记录，记录号变为3，又碰到下一记录域，记录又变为4，对第4 个记录进行合并。这样就只合并记录号为双数的记录。

    7．下一记录条件域
    插入下一记录条件域，可以条件判断的结果，决定是否合并该记录。在主文档中插入下一记录条件域时，将出现【插入域，Next Record If（如果…下一记录）】对话框，在【域名】下拉列表框中选定域名，在【比较关系】下拉列表框中选定需要的关系运算符，在【比较对象】文本框中输入比较条件。
    插入下一记录条件域，只有满足所设置的条件的记录，才会进行合并。

    8．插入书签域
    插入设置书签域，可以在主文档中插入一个书签。可以利用书签进行定位。下一记录条件域时，将出现【插入域：Set】对话框，如图7-30 所示。在【书签】框中输入书签的名称，在【值】框中输入书签的内容。

    9．跳过记录条件域
    插入下一记录条件域，可以条件判断结果，决定是否跳过该记录。在主文档中插入下一记录条件域时，将出现【插入Word 域：Skip Record If（如果…跳过记录）】对话框，如图7-31 所示。在【域名】下拉列表框中选定域名，在【比较关系】下拉列表框中选定需要的关系运算符，在【比较对象】文本框中输入比较条件。
    该域的作用和下一条件记录域正好相反。插入跳过记录条件域，满足所设置的条件的记录将被跳过，不进行合并，直到不满足条件的记录。

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