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合并文档

http://www.zk168.com.cn 招考学习网 2006-1-17 1:55:11

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创建完主文档、数据源文件，并且在主文档中插入合并域后，就可以合并数据和文档了。用户可以直接将合并的结果发送至打印机进行打印，也可以将合并的结果作为一个新文档保存起来。

7.5.1 筛选记录
    默认情况下，Word 合并指定数据源中的所用记录。但有时候可能只想使用某些符合条件的记录来创建分类文档，那么就需要首先设置查询条件之后，再执行合并，以便过滤掉不符合条件的记录。设置查询条件的方法如下：
    （1）单击【邮件合并】工具栏上的【邮件合并帮助器】按钮，出现【邮件合并帮助器】对话框。
    （2）单击【合并数据和文档】下的【查询选项】按钮，出现【查询选项】对话框。
    （3）单击【筛选记录】选项卡标签，切换到【筛选记录】选项卡，如图7-32 所示。

图7-32 【筛选记录】选项卡
    （4）单击【域】列表框，从弹出的域名列表框中选择一个域名。
    （5）单击【比较关系】列表框，选择合适的关系运算符。
    （6）在【比较对象】编辑框中输入欲比较的文本或数字。
    （7）如果有第二个条件，单击第一列的列表框，从中选择与第一个条件的关系。选择【与】选项，则选定符合所用筛选条件的记录。选择【或】选项，则选定符合任何一个筛选条件的记录。然后在其后的列表框和编辑框中输入比较条件。
    （8）如果还有多个条件，那么重复第（7）步，直到输入所有的查询选项为止。
    （9）输入完毕，单击【确定】按钮返回。

7.5.2 记录排序
    为了让数据源中符合条件的记录在分类文档中按一定的顺序排列，可以对选定的记录进行排序。方法如下：
    （1）单击【邮件合并】工具栏上的【邮件合并帮助器】按钮，出现【邮件合并帮助器】对话框。
    （2）单击【合并数据和文档】下的【查询选项】按钮，出现【查询选项】对话框。
    （3）单击【排序记录】选项卡标签，切换到筛选记录对话窗口，如图7-33 所示。

    （4）单击【排序依据】下拉列表框，从弹出的域名列表框中选择一个域名。
    （5）单击【递增】或【递减】互斥选项钮，设定排序方法。
    （6）如果还有其他的排序字段，在下面的两个【然后依据】列表框中选择另一个排序域名，并设定排序的方法。
    （7）单击【确定】按钮开始排序。
    Word 最多可以用3 个字段作为排序的依据，对数据库中的记录进行排序，一般来说已经足够了。

7.5.3 使用邮件合并帮助器合并邮件
    要使用邮件合并帮助器合并邮件，可按如下步骤进行：
    （1）如果主文档还没打开，先打开主文档。
    （2）单击【邮件合并】工具栏上的【邮件合并帮助器】按钮，出现【邮件合并帮助器】对话框。
    （3）单击【合并数据和文档】下的【合并】按钮，出现【合并】对话框，如图7-34 所示。

（4）在【合并到】列表框中指定合并后文档的发送方向。

选择【新建文档】，则把文档内容保存到一个新文档中，每个分类文档用分节符分隔。
选择【打印机】，将合并的结果送到打印机进行打印。
选择【电子邮件】，可以单击右边的【设置】按钮，打开【合并设置】对话框，指定要将合并后的文档发送到的电子邮件或传真地址。

    （5）在【要合并的记录】区选择要在合并中使用的记录。如果要合并全部记录，请选择【全部】选项；如果只要合并某一连续范围的记录，可以在【从】和【到】文本框中输入记录的范围。
    （6）在【合并记录】区中有两个选项：【数据域为空时，不打印空白行】及【数据域为空时，打印空白行】，一般情况下，选择【数据域为空时，不打印空白行】，跳过数据域为空的合并域行。
    （7）单击【检查错误】按钮，出现【检查并报告错误】对话框，如图7-35 所示，可以检查合并过程中的错误。

选择【模拟合并，同时在新文档中报告错误】，则模拟合并一个主文档和一个数据源，然后创建一个新文档，列出合并过程中发现的所有错误。
选择【完成合并，出错时暂停并报告】，则合并主文档和数据源，每次检测到错误暂停，并显示信息。
选择【合并途中不暂停，在新文档中报告错误】，则合并主文档和数据源，并创建一个新文档，在其中列出合并过程中发现的错误。

（8）单击【合并】按钮。

7.5.4 用【邮件合并】工具栏合并文档
如果不需要对记录进行筛选或排序，可以使用【邮件合并】工具栏的按钮，单击工具栏中相应的按钮，可以快速合并文档。

单击【合并到新文档】，则把合并结果保存到一个新文档中。
单击【合并到打印机】，出现【打印】对话框，选择好各选项后，可以将合并的结果打印出来。
单击【邮件合并】，打开【合并】对话框，可设置各选项以进行合并。

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