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自动设置格式功能

http://www.zk168.com.cn 招考学习网 2006-1-17 1:54:09

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   Word 可以监视用户的输入操作，可以根据用户的不同输入而为其套用不同的格式，同时，还可以根据前面的应用格式而为下文应用相应的格式。

3.2.1 键入时自动套用格式
    Word 除了能够在键入时自动更正一些常见的输入错误外，还能够在键入时自动为文字设置格式。比如：在文档中输入一个超级链接的网址http://www.tsinghua.edu.cn 时，Word 就会自动将其设为超级链接，变为：http://www.tsinghua.edu.cn。
    要设置自动套用格式的选项，打开如图3-1 所示的【自动更正】对话框后单击【键入时自动套用格式】选项卡即可，如图3-4 所示。

    键入时自动套用格式的选项包括：
    标题：选中【标题】选项，在大纲或者法律等的文档中，将自动应用从标题1 到标题9 的样式。
    边框：选中此项，当在段首连续输入三个以上的连字符（—）后按回车键，Word 将用一条细边框线来替换这些字符；如果连字符是等号（=），那么将用一条双边框线来替换这些字符；如果是波浪号（~），将被替换为波浪线；如果是下划线（_），将被替换为一条粗边框线；如果是井号（#）或者星号（*）等等，都将被替换为相应的边框线。
    表格：选中此项，当输入一连串的加号和连字符（+ ----+---+----+）后按回车键，就会创建一个表格。每个加号将创建为一列。
    日期：选中此项，当输入类似日期的文字时，Word 自动用【日期】样式来格式化输入的日期。一般为右对齐。
    自动项目符号列表：如果选中此项，当在句首键入星号（*）、大于号（>）、减号（—）、圆点号（●）、三角号（△）等项目符号时，并在后面跟一个空格或制表位，接着输入文本，那么按回车键后Word 自动将把文本格式应用为项目符号列表，并自动在新段的开始处添加项目符号。按两次回车可以结束列表格式。
    自动编号列表：选中此项，当在段首键入数字，后面是点号、右括号、大于号等之类的符号，键入文本后按回车键时，Word 将自动为文本格式应用为编号列表，并自动在新段的开始处添加编号。如果数字后面的符号后面与文本有空格或者制表位，将自动设为编号列表的制表位。

技巧：
    有时候这种自动编号列表功能特别烦人，只需不选中【自动编号列表】选项即可，也可以在自动编号列表后按Ctrl+Z 键，撤消自动编号的操作。要结束编号列表功能，也可以连续按两次回车键。
    首行缩进：选中此项，当在段首键入四个半角空格或两个全角空格时，Word 自动将这些空格应用为首行缩进格式。
    直引号替换为弯引号：选中此项，Word 将把直引号替换为弯引号，不管是否是全角还是半角。
    序号（1st）替换为上标：选中此项，当在文档中键入1st、2nd、 3rd 等表示序数的内容时，Word 将自动设为如：1st、2nd、3rd 的商标效果。
    分数（1/2）替换为相应的Unicode 字符：当在文本中键入1/2， 1/4 等分数时，Word 自动将它们替换为单个字符的?、?。
    符号字符（--）替换为符号（——）：选中此项，Word 将把连续的横线转换为破折号。
    *加粗*和_倾斜_替换为真正格式：选中此项，Word 将把用一对星号（*）括起来的文本加粗显示，把用一对下划线（_）括起来的文本倾斜显示而原来的星号和下划线将不显示。如在文档中输入：*加粗*和_倾斜_，将变为加粗和倾斜。
    Internet 及网络路径替换为超级链接：选中此项，Word 自动将网络路径和Internet 路径自动转换为超级链接，即在该路径的文本变为蓝色并带下划线。当单击该超级链接时，Word 将启动网页浏览器链接到指定的网页。
    匹配括号：选中此项，Word 将自动匹配首尾端的括号。
    自动调整间距：选中此项，Word 将自动调整中英文之间的间距。
    将列表项开始的格式设为与前一项相似：选中此项，Word 将自动重复列于列表项开始的字符格式。如：列表中的第一个单词或断语为倾斜格式，Word 将自动把倾斜格式应用到下一列表的第一个单词或短语中。
    基于所用格式定义样式：选中此项，能够基于常用格式创建新的段落样式。
    如果不想Word 自动实现的事情而Word 自动实现了，可以按 Ctrl+Z 键撤消自动执行的操作。这样就可以避免了Word 自动功能带来的麻烦。当然单击工具栏中的撤消按钮

3.2.2 自动套用格式
    Word 可以为用户的文档自动设置格式，即根据文档的一般格式，自动为文档选择样式或模板，设置当前文档的格式。当然，也可以为文档的格式设置选定样式或模板。

3.2.2.1 为文档和WordMail 信息设置格式
    其实，当用户把注意力集中在文档内容中时，如果自动套用格式功能选项没有被关闭，那么Word 自动套用格式功能将在幕后为用户创建易读而引人入胜的文档。Word 对每个段落进行分析，判断它在文档中的作用（比如，是作为标题还是作为一个编号列表项），然后应用适当的样式。Word 还自动将Internet、网络和电子邮件地址的格式设置为超级链接；将括在星号（*）内或下划线（_）内的文字格式自动设置为加粗或加下划线；用短划线替代双连字符（--）等等。
    Word 自动套用格式的功能如下：
    在键入文字时，Word 自动给标题、项目符号和编号列表、边框、编号、符号等设置格式。用户可以控制 Word 所做的自动更改，也可完全关闭自动套用格式功能。
    用【自动套用格式】命令可自动为所选文字设置格式，或者一次性为整个还未设置格式的文档设置格式（比如电子邮件消息）。用户可审阅、接受或拒绝每一次所做的更改。
    当打开一条纯文本的 WordMail 信息时，Word 自动为其中的标题和列表设置格式。使用户轻松地从电子邮件的旧信息中区分出当前信息。
    自动套用格式的使用方法介绍如下：
    （1）单击【格式】菜单中的【自动套用格式】菜单项。出现如图3-5 所示的【自动套用格式】对话框。

    （2）单击【自动套用格式】选项。
    （3）在下拉列表框中选定一种文档类型，文档类型包括常规文档、信函和电子邮件。
    （4）单击【确定】按钮，即可让 Word 自动设置文档格式。

3.2.2.2 用自动套用格式功能进行审阅或更改
    （1）单击【自动套用格式】对话框中的【自动套用格式并逐项审阅修订】选项。
    （2）在下拉列表框中选定一种文档类型。单击【确定】按钮后， Word 开始设置文档，设置完毕后弹出如图3-6 所示的对话框，让用户逐项审阅修订。

（3）如果不需逐项审阅修订，可以根据情况单击【全部接受】按钮或者【全部拒绝】按钮。
（4）如果要逐项审阅修订，单击【审阅修订】按钮，弹出如图 3-7 所示的对话框。

要滚动文档以审阅所做更改，可用垂直滚动条移动文档，并选定要审阅的特定段落。要逐个审阅或修订所做更改，可用

钮和

按钮来往前或者往后查找。
    在已做修改的地方，Word 已经作了标记，用户也可以单击【隐藏标记】按钮来隐藏修订的标记。在文档中选中已做修改的段落，可以单击【拒绝】按钮来恢复已做的修改。

3.2.2.3 利用【样式库】为文档设置格式
    一旦文档格式已自动设置，可用【样式库】来选择专业水平的文档设计方案。此功能可以单击如图3-6 中的【样式库】按钮实现。弹出的对话框如图3-8 所示。
    在对话框中选择要应用的模板后单击【确定】按钮即可。

3.2.2.4 设置【自动套用格式】选项
在如图3-5 所示的【自动套用格式】对话框中单击【选项】按钮，或者在如图3-1 的【自动更正】对话框中单击【自动套用格式】选项卡，可以打开【启动套用格式】选项卡，如图3-9 所示。

用户会发现，【自动套用格式】选项卡中有许多与【键入时自动套用格式】选项卡中相同的选项，其含义也相同，下面介绍的是不同的选项。

其他段落：选中此项，文档中除了标题和列表以外的段落都将自动应用段落样式，如正文、地址、问候语等等。
样式：选中此项，Word 自动为文档套用的样式将保存在文档中，可以单击【格式】工具栏中的当前样式列表框来查看文档已经应用的样式。
纯文本型WordMail 文档：选中该选项后，Word 将自动给以 WordMail 方式打开的无格式电子邮件信息设置格式。其中 Word 自动将 WordMail 信息中 Internet 地址的格式设置为超级链接。

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