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按表格中的公式进行计算

http://www.zk168.com.cn 招考学习网 2006-1-17 1:54:29

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在平常应用中，经常要对表格的数据进行计算，如求和、平均等。 Word 2000 带了一些基本的计算功能。这些功能是通过【域】处理功能实现的，我们只需利用它即可方便地对表格中的数据进行各种运算。
    Word 的表格计算功能在表格项的定义方式、公式的定义方法、有关函数的格式及参数、表格的运算方式等方面都与Excel 基本一致，任何一个用过Excel 的用户都可以很方便地利用“域”功能在 Word 中进行必要的表格运算。
    下面通过一个成绩统计的例子学习Word 的表格计算功能。

4.4.1 表格中单元格的引用
    表格中的单元格可用诸如 A1、A2、B1、B2 之类的形式进行引用，表格的列用英文字母表示，表格的行用数字表示，如图4-28 所示。

图4-28 表格引用
在公式中引用单元格时，用逗号分隔，而选定区域的首尾单元之间用冒号分隔。有两种方法可表示一整行或一整列。如果用1:1 表示一行，当表格中添加一列后，计算将包括表格中所有的行；如果用 a1:c1 表示一行，当表格中添加一列后，计算内容只包括a、b、和c 行。

    可以用书签定义表格，来引用表格外或其他表格中的单元格。例如，域{=average（Table2 b:b）}是对由书签标记为 Table 2 的表格中的 B 列求平均值。
    Word 与Excel 不同，不能使用相对引用，Word 中的单元格引用始终是完全引用并且不带美元符号。

4.4.2 对一行或一列求和
    如果想对一行或一列求和，可以使用【表格和边框】工具栏上的【自动求和】按钮，按照下述步骤进行：
    （1）单击要放置计算结果的单元格。
    （2）单击【表格和边框】工具栏上的【自动求和】按钮，Word 就会自己判断进行求和，如图4-29 所示。

    在上述计算中，Word 2000 将计算结果作为一个域插入选定的单元格。如果插入点位于表格中一行的右端，则它对该单元格左侧的数据进行求和；如果插入点位于表格中一行的左端，则它对该单元格右侧的数据进行求和。

4.4.3 在表格中进行其他计算
    除了可以对行和列进行数字求和计算外，Word 2000 还可以进行其他一些较复杂的计算，如求平均值，四则运算等。比如要对上面表格中的每个科目求平均分，方法如下：
    （1）选定要放置计算结果的单元格，先选定B5。
     （2）选择【表格】菜单的【公式】命令，将出现【公式】对话框，如图4-30 所示。

    （3）在【公式】文本框内可能会显示Word 2000 建议使用的公式。如果所选单元格位于数字列底部，Word 2000 会建议使用“=SUM （ABOVE）”公式，对该单元格上面的各单元格求和；如果所选单元格位于数字行右边，Word 2000 会建议使用“=SUM（LEFT）”公式，对该单元格左边的各单元格求和；如果不想用Word 2000 建议的公式，则从【公式】文本框中将其删除。
    （4）可以在【公式】文本框中输入公式，本例子输入“=AVERAGE （B2：B4）”，求单元格B2:B4 的平均值。再单击【粘贴函数】下拉框，从中选择所需要的函数。Word 为表格计算功能提供了许多计算函数，它们与Excel 的计算函数基本一致，用户可根据需要从中加以选择。此时【公式】文本框中将显示出该函数名，用户应在单括号内指定公式计算引用的单元格。
    （5）从【数字格式】下拉框中选择或输入合适的数字格式，本例子选择【0.00】。【数字格式】下拉框主要用于定义Word 自动计算出来的表格数据的格式，用户必须适当地加以设置，以便保证表格数据与原来的格式相同。如我们在上面所选择的【0.00】即表示按正常方式显示，并将计算结果保留两位小数。
    （6）单击【确定】按钮，关闭【公式】对话框。
    此时，Word 就会在B5 单元格中插入一个{=AVERAGE（B2:B4）} ‘0.00’}的域，并显示结果“77.00”。通常情况下，Word 并不直接显示域代码，而只是显示最后的计算结果。若打算查看域代码，可现行选定该域，然后按下Alt＋F9 键。再次按下Alt＋F9 将切换回计算结果，如图4-31 所示

    采用同样的方法为F3、F4、F5 等单元格定义所需的计算公式。
    需要注意的是，Word 是通过【域】来完成数据计算功能的，它并不是真正地像Excel 那样进行计算，因此当我们在表格中修改了有关数据之后，Word 将不会自动进行刷新。为解决这一问题，可先行选定需更改的域，然后再按下F9 键，Word 即会更改计算结果。如我们在计算上表中的数据之后，发现张三的语文成绩为80（即需要将 B2 单元格的值修改为80），当我们进行修改之后，B5 单元格的值不会自动发生变化，此时可将光标移至B5 单元格中，然后按下F9 键，让Word 自动将单元格中的数据更新为82.67，从而满足了用户的要求。另外，用户在执行打印操作时，只需单击【打印】对话框中的【选项】按钮，然后复选【更新域】选项，此后Word 在打印前会自动更新所有的【域】，这就免去了用户逐一对表格中的数据进行更新的步骤。
     总之，尽管Word 不具备真正的数据计算功能，但通过它的“域” 处理功能却可满足我们绝大多数表格数据计算的要求，广大用户可充分加以利用。

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