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在上一节中我们先讲解了组织结构图“级别”的选择方法，然后讲了如何美化“图框”，最后我们还学习了如何“新建”和“保存”组织结构图，特别提到了如何设置菜单“编辑”中的“选项”命令。 在本节中我们继续学习如何使用POWERPOINT的“插入”菜单中的其它命令，我们在讲解“绘图工具栏”的时候已经讲到了如何插入“艺术字”，所以在这里我们就不多说了，我们来看看“来自扫描仪或数字相机”，如果我们的计算机安装了扫描仪或数字相机这些外部设施我们就可以通过他们得到更多的素材，以供我们充分发挥POWERPOINT2000的创造能力。 POWERPOINT2000有制作表格的功能，使用幻灯片的“常用”工具栏中的“表格和边框”工具按钮，我们就可以插入一个比较复杂的POWERPOINT表格。但是如果我们习惯了在WORD中处理表格，那麽就可以使用插入“MICROSOFT WORD表格”这个命令来插入一个WORD表格,方法是:点击菜单“插入”—“图片”—“MICROSOFT WORD表格”即可弹出一个如图（1）所示的对话框，在这里我们可以输入“列数”和“行数”，在本例中我们按默认方式直接点击“确定”按钮，然后POWERPOINT将自动在幻灯片上生成一个两行两列的WORD表格，并且将POWERPOINT的“菜单”临时替换为WORD的“菜单”，这样我们就可以通过这些菜单命令来修改这个插入的WORD表格了。 
图（1）
当我们编辑完这个WORD表格后，我们就可以在这个表格的外面点击一下，这时你会看到这个表格就象一张图片一样插入到幻灯片的页面中了，如果我们以后想编辑它，就可以通过在这张表格上双击鼠标来继续进行编辑修改。有些时候我们设置好WORD表格后，回到幻灯片页面中会发现表格的一个边框消失了，如图（2）所示，如果我们将鼠标指针移动到这个表格的8个尺寸控制点上（即小白方形），你会发现这张表格只是进行放大或缩小，而那个消失的边框还是不能恢复，那么我们如何来将这个边框显示出来呢？其实方法十分简单，只要在这个表格上双击鼠标，进入WORD编辑状态后，你会发现在这张表格的四周出现了8个WORD表格的控制点（即小黑方形），如图（3）所示， 蟊暌频阶钣也嘀屑涞哪歉隹刂频闵希隙纯上允境霰灰氐谋呖颉?/font>
我们除了可以插入一个“WORD表格”外，我们还可以插入一个“EXCEL表格”，方法是：在EXCEL中制作一个表格并在这个表格下方制作一个“图表”，然后将“图表”和“表格”调整为一个合适的大小，使用鼠标选中这张“表格”及“图表”，然后我们使用“复制”命令并将POWERPOINT激活后，执行“粘贴”命令就可以将EXCEL的“图表”和“表格”一同粘贴到幻灯片中了。编辑“EXCEL表格”的方法和编辑“WORD表格”的方法一致。 
图（2）
图（3）
我们继续学习如何使用“插入”—“文本框”中的两条命令“水平”和“垂直”，当我们点击这两条命令中的任意一条后，POWERPOINT将鼠标指针变成了一个“十字”型指针，告诉我们可以绘制“文本框”了，首先我们找到一个合适的位置，按住鼠标左键不放，拖动鼠标到另一个对角线的位置，然后放开鼠标即可绘制出一个“文本框”了，唯一不同的是：一个是水平放置文字的,另一个是垂直放置文字的。
接着我们来讨论如何使用菜单“插入”—“影片和声音”这个菜单中的子菜单命令，如图（4）所示。 
图（4）
第一条命令“剪辑库中的影片”命令其实就是打开在上几节中我们讲到的插入“剪辑库”命令的扩展而已，所以在这里就不多说了。“文件中的影片”命令就是在幻灯片中插入一部影片剪辑，这里的影片不仅仅包括视频文件的“AVI”、“CDA”等格式，还包括声音文件如“MID”格式；在“剪辑库中的声音”和“剪辑库中的影片”是一个概念，所以也就不说了，而“文件中的声音”文件包括“WAV”、“MID”、“RMI”等格式声音文件，供我们插入到幻灯片中，插入的结果如后图所示  。注意：在插入“文件中的影片”和“文件中的声音”文件后，都会弹出一个对话框，如果我们点击“是”按钮，那么我们在幻灯片播放时，将自动播放这段“声音”或“视频”文件，如果点击“否”按钮，那么我们只能在点击这些“对象”的时候才可以播放它们。除了可以播放声音文件外，我们还可以播放CD格式的文件，当点击“播放CD音乐”命令后，在幻灯片中将自动添加一个CD图标，如后图所示  ，并弹出一个“影片和声音选项”对话框，如图（5）所示，在“播放选项”中我们可以设置CD播放的循环方式，可以取消或选择“循环播放，直到停止”复选框，我们还选择播放音乐的曲目，例如我可以让POWERPOINT从第一首音乐到第二首音乐循环播放，并且让CD音乐的第一首歌曲从第五秒的时候开始播放，或让第二首音乐在第3分57秒钟结束，我们只要按照图（5）的方法设置一下就可以了。注意：我们在执行这一步操作的时候，尽量不要再打开其它播放CD文件的程序，而且要先将CD光盘放到光驱内再执行这一操作。播放影片的方法和设置CD一样，只不过将CD变为影片剪辑而已，在此就不说了。
图（5）
我们除了可以播放已有的声音文件外，POWERPOINT还为我们提供了另外一种插入声音的方法：“录制声音”。当我们点击这条命令后，POWERPOINT将弹出一个如图（6）所示的“录音”对话框，在这里我们可以点击“录音”来录制一个你自己的声音文件，当我们录制完成后只要点击“播放”按钮，就可以播放录制的声音文件了。
图（6）
在这一节中我们学到了如何插入“WORD 表格”，如何设置这个插入到幻灯片中的WORD表格，还讲了如何插入一些声音及影片文件，重点讲了如何在幻灯片中设置CD曲目和录制一段自己的声音文件。
待续...
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