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“选项”工具

http://www.zk168.com.cn 招考学习网 2006-1-17 2:20:07

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在上节中我们学习了“选项”命令中“常规”、“编辑”和“打印”标签，“常规”标签主要是针对于PowerPoint的文件而设置的，“编辑”和“打印”标签则是为我们经常要使用的编辑和打印操作而设置的。

在本节中我们继续学习PowerPoint菜单“工具”—“选项”中的最后三个标签。首先我们学习“保存”标签，在这个标签里我们可以修改PowerPoint存盘时的一些设置。在“保存选项”框中，我们可以看到四个复选框，如果“允许快速保存”复选框被选中，那么在你存盘的时候，只会保存你修改的部分，这将加快你存盘的速度，但是这样保存会造成你的PowerPoint文稿越存越大，如果你没选中该复选框那么就会将整个文稿全部保存，文件的尺寸将缩小，相应的存盘的时间增长。“确认文件属性”复选框如果被选中，那么你第一次保存你的文稿时，就会自动将菜单“文件”—“属性”对话框打开，并要求你输入这个文稿的属性，例如：“标题”、“主题”、“作者”等等。而“保存自动恢复信息，每隔 XX 分钟”复选框，我们在间隔时间输入框中输入一个从1到120内的任意数值，这样如果你的计算机万一出现死机或电源断电等情况就可以让你的损失减少到最小，如果出现上述情况，你只需重新启动你的计算机后，再次打开PowerPoint就可以看到：被意外关闭的演示文稿的一个副本（恢复）被自动打开，这时我们就可以将这个副本保存起来。而“保存为早期版本时转换图形”复选框命令，主要是为PowerPoint的早期版本而设置的，如PowerPoint95或更早版本等，这样我们在保存图表的时候，PowerPoint将自动将这个图表存为一张图片，如果你使用PowerPoint早期版本打开PowerPoint2000另存后的低版本文稿时，就可以查看这些以图片形式保存的图表了。

图(1)

　　在“将PowerPoint文件存为：”下拉菜单中，我们可以选中一种格式，默认情况应该是PowerPoint2000的格式即“PowerPoint演示文稿”，只有PowerPoint2000才可以打开的演示文稿，但是我们也可以将文稿保存为可以同时被多种版本的PowerPoint打开的文稿、“PowerPoint4.0”或“Web页”等多文稿格式，只要在下拉菜单中找出即可。如果我们在这里进行了设置，保存的时候PowerPoint将自动按照这里的设置，来保存不同版本的演示文稿。
　　而在“默认文件位置”输入框中，我们可以任意输入一个文件目录地址，当你第一次保存文件的时候就自动将保存的位置定位于你设置的这个文件目录地址上，例如我们在这里输入如图（1）所示的“C:\My Documents\”这个位置，那么我们第一次存盘或“另存为”时，直接点击“保存”按钮，就会将当前文件保存到“C:\My Documents\”目录中，这是提高办公效率的好方法。

　　在“拼写检查和样式”标签中，如图（2）所示，这个标签主要是：针对于“拼写检查”命令而设置的。（关于“拼写检查”我们可以查看一下菜单“工具”—“拼写检查”章节中的内容。）我们可以看到在“拼写检查”框中有五个复选框。如果“键入时检查拼写”被选中，那么如果你在PowerPoint文稿撰写中，拼写检查将自动进行，如果发生错误将自动标记为错误，但是这样将降低你的计算机运行速度。“隐藏文本栏中拼写错误”如果被选中，那么PowerPoint将隐藏可能错误的红色波浪线，否则将显示。“随时建议”复选框命令被选中，检查拼写时自动为拼错的字显示正确拼写建议。此复选框不影响后台的拼写检查。“忽略全部大写的单词”复选框如果选中就不会检查全部大写的单词。“忽略含有数字的单词”如果选中就不检查含有数字的单词。

图2

　　在“样式”框中，可以看到一个名为：“样式检查”的复选框，这个复选框如果被选中将确保整个演示文稿所应用的样式一致。自动更正拼写、大小写和标点符号错误，同时标识演示文稿中其他不一致的样式。单击“样式选项”按钮后，会弹出一个如图（3）所示的对话框，我们可以通过它设置PowerPoint检查的样式选项。在这里你可以看到有两个标签：“大小写与避头尾字符”和“视觉清晰度”标签。

　　首先，我们学习“大小写与避头尾字符”标签，在“大小写”框中你可以看到两个复选框和两个下拉菜单，如果复选框没有选中，那么其后面的下拉菜单将不能被激活。将“幻灯片标题样式”设置为选中的状态，那么你就可以十分方便的设置英文“标题样式”的字母大小写了。而如果设置“正文文本样式”那么你就可以方便的设置英文“正文”的大小写样式了。

　　在“句尾标点”框中，选中“幻灯片标题标点”选项时，PowerPoint将检查演示文稿的幻灯片标题中标点符号（例如：句号）的一致性。如果选择了列表中的“无标点的段落”，则PowerPoint会自动删除演示文稿中幻灯片标题末尾的句号。除“句号”外，还可以检查幻灯片标题中其他符号的一致性，方法是：在图（3）“幻灯片标题”框中键入要检查的字符。而“正文文本标点”的使用和“幻灯片标题标点”的使用基本一致，在此就不多说了。

图（3）

　　在“视觉清晰度”标签中，如图（4）所示，你可以在“字体”框中进行修改，“最多可用字体数”是指：如果演示文稿的字体数超过这个值，那么PowerPoint将只是提示你超过了最多可用的字体数，而不会更改任何字体。而“最小标题文本字号”和“最小正文文本字号”使用的方法和“最多可用字体数”一样，在此就不多阐述了。而“可读性”框中我们只要按照默认设置就可以了。最后提醒一下，如果你将“样式选项”的设置修改后，还想回到原始的状态，那么你只要点击图（3）或图（4）中的“默认”按钮，将所有的“样式选项”参数设置为PowerPoint的默认状态就可以了。

图（4）

　　在本节的最后我们将“选项”窗口的“亚洲”选项了解一下，如图（5）所示。在这里我们可以转换与字体相关的文本，如“繁体中文”或“朝鲜语”。在嵌入字体时，是否允许“字体子集”。

图（5）

　　当“选项”对话框中所有的设置都满意了，你只要点击“确定”按钮，那么PowerPoint将自动按照你的设置工作。

　　在本节中我们共同学习了“选项”工具的最后三个选项“标签”，而“保存”标签是本节的重点，其他两个标签，你只需按照默认的方式设置就可以了。

待续....

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