在上一节中我们学到了如何插入“WORD 表格”，并且学到了如何设置这个插入到幻灯片中的WORD表格，还讲了如何插入一些声音及影片文件，重点讲了如何在幻灯片中设置CD曲目和录制一段自己的声音文件。

　　在本节中我们继续学习“插入”菜单中的其他命令，点击菜单“插入”—“图表”命令，“图表”也是一个OFFICE2000中所有组件都可以使用的一个通用部件。当我们点击这条命令后，经过一段时间的等待，POWERPOINT自动将界面变为“图表”编辑界面，我们可以看到一张“直方图”和一个“数据表格”被显示在POWERPOINT的页面中。

　　首先我们来看看这个表格中的内容，其实这张数据表很象一个EXCEL表格，与EXCEL表格不同的是在这个表格中我们不能输入计算公式，只能手工输入一些合计值，为了解决这个问题，在“图表”程序中特别提供了一个“导入文件”的命令，我们可以将EXCEL表格中的数据导入到“图表”的“数据表格”中，方法是：点击菜单“编辑”—“导入文件”命令，单击即可弹出一个“导入文件”对话框，在这个对话框中我们可以十分方便的找到一个EXCEL表格，然后点击“打开”按钮，会弹出一个“输入数据选项”对话框，如图（1）所示，

图（1）


    在“从工作簿中选择工作表”列表框中，我们可以使用鼠标点击一张有数据的表格，在本例中我们使用“SHEET1”这张表格，在“导入”栏中有两个单选框，一个是“整个工作表”、另一个是“选定区域”，首先我们解释一下“整个工作表”单选命令，即将“SHEET1”中的所有单元格中的内容都放入到“图表”的“数据表”中；而“选定区域”单选命令则只是使用“SHEET1”中的某段数据，例如我可以在这个单选框的“文本输入区”中输入“A1:D4”，即将“SHEET1”中从“A1”到“D4”这16个单元格中的所有数据，导入图表“数据表”中，在图（1）的最下方有一个选项“覆盖现有单元格”命令，我就不多说了，请大家试验一下就知道它的含意了。最后我们单击“确定”按钮，这个EXCEL工作表中的单元格内容将自动转换为：图表“数据表”。

　　注意：这样导入的合计数据虽然可以显示为正确? 值，但是如果我们改变累计数值中的某个值时，合计值是不可能被改变的！

　　例如：我们将一个EXCEL表格转换为一张数据表后，“A1：A3”单元格中有三个值1、2、3，“A4”单元格中为合计值6，这时我们如果将“A1”中的值“1”修改为“2”并回车后，数据表将不能得到合计值“7”，只能通过手工修改的方式来改变合计值，即通过上述方法导入的合计值不是一个公式而是一个数值。关于如何使用EXCEL公式请查看EXCEL电子表格中的帮助信息。

　　提示：在“数据表”中修改的数据将直接影响到“图表”的显示。

　　接着我们继续学习如何使用“数据表”，首先我们可以“删除”一个或多个单元格，方法是：选中“数据表”中的单元格后，在该单元格上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中我们可以找到“删除”命令单击后，将弹出一个“删除”对话框，如图（2）所示，在这里我们可以选择某种删除方式，一种是“右侧单元格左移”，即删除当前单元格，然后将这个单元格右侧的单元格移动到这个单元格上；一种是“下方单元格上移”，即删除当前单元格，然后将这个单元格下方的单元格移到这个单元格上；一种是“整行”，即删除当前单元格所在行的所有单元格，而下方单元格依次填充上面的单元格；最后一种是“整列”，即是删除当前单元格所在列的所有单元格。

图（2）

　　我们除了可以删除“数据表”中的单元格外，还可以“插入”单元格，方法和“删除”单元格的方法完全一样，只不过是它的逆向操作而已，在此就不多说了。

　　讲解“数据表”单元格的操作，就不能不提到如何“设置单元格”这个概念，我们选中一些带有数字的单元格后，在被选中的单元格上单击鼠标右键，在快捷菜单中我们找到“数字”命令并单击，在弹出的“设置数字格式”对话框，如图（3）所示，在这个对话框中我们可以在“分类”中找到一种类别，例如我们在图（3）中找到“货币”这种类别并单击它，这时在其右侧的“选项”也将发生变化，显示的结果如图（3），我们可以选择一种“货币符号”和“负数”的格式，然后点击“确定”按钮就可以将这些单元格中的格式显示为你想要的货币格式了。

图（3）

　　除了可以修改“数字”的格式外，我们还可以修改经常要用到的文字格式，如果你是一个车辆管理人员，经常要输入一些汽车的牌号，例如：京A-8888或京C-9999，如果我们每次都输入“京A”这两个字符十分麻烦，假如能使用一种格式:只要输入汽车牌照后几位数字，然后选中这些单元格，并在单元格格式中选中一种格式，数据表将自动添加牌照的前缀“京A”, 那该多好？第一步我们在单元格“A2:B6”之中输入汽车牌照的后几位数字，第二步单击菜单“格式”—“单元格”，在弹出的对话框找到“数字”标签中的“分类”栏，单击“自定义”项在“类型”中输入“京A 0000”，在这里的“0”表示数字，“#”表示字符，“Y”表示年，“M”表示月，“D”表示日，“H”表示小时，“M”表示分，“S”表示秒，“[]”内输入颜色表示在负值的时候显示的颜色（如输入“蓝色”），第三步点击“确定”，这样就会发现单元格中你输入“数字”的格式，自动变成了“京A”开头的汽车牌照号了！

　　提示：数据表格的设置的方法和EXCEL中的单元格设置方法完全一致。

   在本节中我们讨论了“插入图表”命令，并详细的讲解了怎样“导入数据表”，怎样“删除”和“插入”数据表单元格，还介绍了如何设置单元格，重点是如何设置一个“自定义”类型的单元格。

待续...