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http://www.zk168.com.cn 招考学习网 2006-1-17 2:19:33

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第一章．关于POWERPOINT的文件处理

　　首先我们看看菜单，菜单中的第一个栏目是文件，所有与POWERPOINT文件有关的命令都放在在这里，今天我们讨论的是这里的一些不被大家注意的问题！

　　 MICROSOFT的OFFICE是一个及WORD字处理、EXCEL电子表格、POWERPOINT幻灯片、ACCESS数据库、OUTLOOK办公管理于一身的集成软件，在OFFICE家族中，WORD和EXCEL经常被大家用到，所以不是很陌生，但是，一提到POWERPOINT可能大家还对它比较陌生，其实如果您经常看一些电视教学节目，其中的动画效果就有很多是使用POWERPOINT制作的， POWERPOINT就在您的身边，它的使用几乎和其它的OFFICE组件是一样的，可以说一通百通。

第一章．关于POWERPOINT的文件处理

　　首先我们看看菜单，菜单中的第一个栏目是文件，所有与POWERPOINT文件有关的命令都放在在这里，今天我们讨论的是这里的一些不被大家注意的问题！

　　当我们单击“文件”菜单后，可以找到“新建”，我们点击它，这时会弹出一个“新建演示文稿”的窗体，里面有三个标签，“常用 ⅰ吧杓颇０濉薄ⅰ把菔疚母濉保慊鞑煌谋昵┯胁煌哪０澹杂谝桓龈崭战哟OWERPOINT的人来说，建议使用一个POWERPOINT中内置的模板，例如我们选择了“演示文稿”中的“财务状况”，这时POWERPOINT自动生成了一个“财务状况”的副本，如图（1）所示，在窗体最左面的这些文字部分是POWERPOINT的大纲部分，这时如果您单击这些文字，它将显示不同的POWERPOINT页面，例如我点击了，“10.股票状况”，这时右侧的页面发生了改变，也会变成了股票走势的图样的“股票状况”的页面（即第10页），而且，在状态栏中显示为“大纲”字样，说明您正在“大纲栏”内编辑，图（1）显示的每一行加粗文字，都代表着一个POWERPOINT页，（这些加粗文字就是每一张幻灯片的标题，不信你可以试一试，将“股票状况”改为“本年度股票状况”，这时你会发现右侧的标题也随之改变了！），每一页也就是一个动画的载体，在这个页上我们可以发挥想象力，做作出一个又个令人目不暇接的动画画面，但是这些动画不是我们今天学习的目的，详细的制作动画要在下几期中刊出。

　　好了复习一下，点击“文件”“新建”就可以打开一个漂亮的模板，如果您对此并不满意您也可以自己做一个空白的幻灯片页，方法是：“新建演示文稿”的窗体，点击“常用”标签，双击“空演示文稿”(快捷键Ctrl + N)，之后也会弹出一个“新幻灯片”对话框，并让您找到一个合适的版式，就是这么简单！

　　好吧开始讨论下一个命令“打开”，如图（2）所示，这就是POWERPOINT2000的“打开”对话框！（捷键“Ctrl+O”）

　在“查找范围”中我只讲一下不经常被用到的“历史”、“收藏夹”和“WEB文件夹”， “历史”文件夹，这里放着您以前曾经打开过的所有POWERPOINT文件及HTML文档（POWERPOINT2000以完全支持网页的制作，所以可以打开WWW文件，并支持将POWERPOINT文件保存为HTML，详细情况我会用一个专栏来写的。）；“收藏夹”也就是IE浏览器中的“收藏夹”；而“WEB文件夹”则要您连接到网上后，提供给您网络服务权限的服务器中的文件及文件夹，如果单机运行是无法看到的！

　　在该对话框中还可以看到很多的“文件类型”，默认情况下是“所有POWERPOINT演示文稿”而您要打开特殊的文稿也可以单击，右面的下拉菜单选择即可，例如我要打开一个幻灯片的模板我可以选择“演示文稿设计模板 *.pot”注意：如果您不以这种方式打开模板将不能直接修改模板，而只是打开了模板的副件；还有一种打开方式值得提醒各位，那就是“POWERPOINT加载宏 *.ppa”，“宏”是对MS OFFICE二次开发的工具，它的作用是将经常运行的工作自动化，POWERPOINT提供两种创建“宏”的方法：录制和编写，而加载宏则是宏程序的一种延伸，可以作为插件来使用，POWERPOINT的加载宏一般是第三方提供的，通常采用菜单的形式来实现某种功能！

　　好了复习一下， “打开” 命令就是让POWERPOINT打开文件，并对这些文件进行修改操作，它可以打开所有你机器上的POWERPOINT文件，也可打开WWW网上的文件！还讲了如何打开“模板”及“加载宏”。

　　 POWERPOINT的“保存”与“另存为”，“保存”就是将您的幻灯片文件存在保存介质中，如硬盘，我在这里就不多说了，重点放在“另存为”命令，当您点击“另存为”后会弹出一个“另存为”对话框样子和“打开”对话框基本一致，它的作用就是将已经存在的幻灯片文档保存为一个其它格式的文档，默认值为“演示文稿*.ppt”，你还可以将幻灯片存为HTML网页文档、JPG/BMP/WMF等图形格式、还可以另存为低版本的POWERPOINT文稿，如95格式的幻灯片，还可以存为“POWERPOINT放映*.pps”，这种格式的文档就是POWERPOINT的最终格式，即如果双击带有后缀“PPS”的文档，将不会进入到POWERPOINT的编辑状态，而是直接进行满屏动画放映，所以这种文档一般都是确认完成后，才保存的格式！优点：不用进入POWERPOINT工作界面后，再点击“幻灯片放映”按钮，而是直接放映。缺点：每次修改的时候只能先打开POWERPOINT后，然后点击“打开”来修改这个文件！

　　注意：在“另存为”对话框中的保存图形格式时，如果你的POWERPOINT中有很多页面，但你只想保存一页，如我只想保存第一页为图形文件，那么你首先用最右侧的垂直滚动条，将幻灯片滚动到第一页，或者直接在“大纲”栏内点击“1.财务状况”，然后在弹出的对话框中点击“否”即可，如果点击“是”则将保存所有页为图形文件，即如果你有10页POWERPOINT将保存10张图片！（请注意这样保存的图片文档的质量不是很高！）

　　我们复习一下这一节：可以将POWERPOINT文档存为“直接放映*.pps”、“图片”、“HTML文档”、“RTF”格式及以前版本的POWERPOINT（注意：如果另存为以前版本的文档将失去一些2000版本的功能，特别是另存为95版本。）

待续…
　　当我们单击“文件”菜单后，可以找到“新建”，我们点击它，这时会弹出一个“新建演示文稿”的窗体，里面有三个标签，“常用”、“设计模板”、“演示文稿”，点击不同的标签有不同的模板，对于一个刚刚接触POWERPOINT的人来说，建议使用一个POWERPOINT中内置的模板，例如我们选择了“演示文稿”中的“财务状况”，这时POWERPOINT自动生成了一个“财务状况”的副本，如图（1）所示，在窗体最左面的这些文字部分是POWERPOINT的大纲部分，这时如果您单击这些文字，它将显示不同的POWERPOINT页面，例如我点击了，“10.股票状况”，这时右侧的页面发生了改变，也会变成了股票走势的图样的“股票状况”的页面（即第10页），而且，在状态栏中显示为“大纲”字样，说明您正在“大纲栏”内编辑，图（1）显示的每一行加粗文字，都代表着一个POWERPOINT页，（这些加粗文字就是每一张幻灯片的标题，不信你可以试一试，将“股票状况”改为“本年度股票状况”，这时你会发现右侧的标题也随之改变了！），每一页也就是一个动画的载体，在这个页上我们可以发挥想象力，做作出一个又个令人目不暇接的动画画面，但是这些动画不是我们今天学习的目的，详细的制作动画要在下几期中刊出。

　　好了复习一下，点击“文件”“新建”就可以打开一个漂亮的模板，如果您对此并不满意您也可以自己做一个空白的幻灯片页，方法是：“新建演示文稿”的窗体，点击“常用”标签，双击“空演示文稿”(快捷键Ctrl + N)，之后也会弹出一个“新幻灯片”对话框，并让您找到一个合适的版式，就是这么简单！

　　好吧开始讨论下一个命令“打开”，如图（2）所示，这就是POWERPOINT2000的“打开”对话框！（捷键“Ctrl+O”）

　　在“查找范围”中我只讲一下不经常被用到的“历史”、“收藏夹”和“WEB文件夹”， “历史”文件夹，这里放着您以前曾经打开过的所有POWERPOINT文件及HTML文档（POWERPOINT2000以完全支持网页的制作，所以可以打开WWW文件，并支持将POWERPOINT文件保存为HTML，详细情况我会用一个专栏来写的。）；“收藏夹”也就是IE浏览器中的“收藏夹”；而“WEB文件夹”则要您连接到网上后，提供给您网络服务权限的服务器中的文件及文件夹，如果单机运行是无法看到的！

　　在该对话框中还可以看到很多的“文件类型”，默认情况下是“所有POWERPOINT演示文稿”而您要打开特殊的文稿也可以单击，右面的下拉菜单选择即可，例如我要打开一个幻灯片的模板我可以选择“演示文稿设计模板 *.pot”注意：如果您不以这种方式打开模板将不能直接修改模板，而只是打开了模板的副件；还有一种打开方式值得提醒各位，那就是“POWERPOINT加载宏 *.ppa”，“宏”是对MS OFFICE二次开发的工具，它的作用是将经常运行的工作自动化，POWERPOINT提供两种创建“宏”的方法：录制和编写，而加载宏则是宏程序的一种延伸，可以作为插件来使用，POWERPOINT的加载宏一般是第三方提供的，通常采用菜单的形式来实现某种功能！

　　好了复习一下， “打开” 命令就是让POWERPOINT打开文件，并对这些文件进行修改操作，它可以打开所有你机器上的POWERPOINT文件，也可打开WWW网上的文件！还讲了如何打开“模板”及“加载宏”。

　　 POWERPOINT的“保存”与“另存为”，“保存”就是将您的幻灯片文件存在保存介质中，如硬盘，我在这里就不多说了，重点放在“另存为”命令，当您点击“另存为”后会弹出一个“另存为”对话框样子和“打开”对话框基本一致，它的作用就是将已经存在的幻灯片文档保存为一个其它格式的文档，默认值为“演示文稿*.ppt”，你还可以将幻灯片存为HTML网页文档、JPG/BMP/WMF等图形格式、还可以另存为低版本的POWERPOINT文稿，如95格式的幻灯片，还可以存为“POWERPOINT放映*.pps”，这种格式的文档就是POWERPOINT的最终格式，即如果双击带有后缀“PPS”的文档，将不会进入到POWERPOINT的编辑状态，而是直接进行满屏动画放映，所以这种文档一般都是确认完成后，才保存的格式！优点：不用进入POWERPOINT工作界面后，再点击“幻灯片放映”按钮，而是直接放映。缺点：每次修改的时候只能先打开POWERPOINT后，然后点击“打开”来修改这个文件！

　　注意：在“另存为”对话框中的保存图形格式时，如果你的POWERPOINT中有很多页面，但你只想保存一页，如我只想保存第一页为图形文件，那么你首先用最右侧的垂直滚动条，将幻灯片滚动到第一页，或者直接在“大纲”栏内点击“1.财务状况”，然后在弹出的对话框中点击“否”即可，如果点击“是”则将保存所有页为图形文件，即如果你有10页POWERPOINT将保存10张图片！（请注意这样保存的图片文档的质量不是很高！）

　　我们复习一下这一节：可以将POWERPOINT文档存为“直接放映*.pps”、“图片”、“HTML文档”、“RTF”格式及以前版本的POWERPOINT（注意：如果另存为以前版本的文档将失去一些2000版本的功能，特别是另存为95版本。）

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